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Slopebaseの契約管理

Slopebaseで実現する契約管理について詳しく紹介します。

契約管理のよくある課題

  • 課題

    1
    担当者不在でキャビネットの鍵が開かない
    紙の契約書原本が鍵付きキャビネットに保管されており、法務担当者が出社していないと内容が確認できない。テレワークの阻害要因になっている。

  • 課題

    2
    解約通知期限の見逃し
    契約更新のタイミングを担当者が個別に管理していたため、確認漏れが起き、実際には使われていないサービスがそのまま1年間更新されてしまった。

  • 課題

    3
    契約条件のブラックボックス化
    特定の取引先と秘密保持契約を結んでいたかどうかすぐ判明せず、取引開始が遅れる。関連する覚書や変更契約が紐付いておらず、最新の契約条件がわからない。

不利な条項での自動更新や、契約終了後の機密保持義務違反など、契約書が見つからない、または、管理されていないことによるリスクは計り知れません。電子帳簿保存法への対応も含め、紙ベースの管理は限界を迎えています。

契約管理とは

契約管理とは
企業活動において、契約はビジネスの根幹を支える重要な要素です。 しかし、契約管理が煩雑になり、適切に行われていない場合、様々なリスクが発生する可能性があります。

なぜ契約管理が重要なのか？

契約管理を適切に行うことで、企業は以下のようなメリットを享受できます。

  • Merit01

    リスクの軽減

    契約内容の把握漏れや更新忘れを防ぎ、法的リスクや金銭的リスクを最小限に抑えます。

  • Merit02

    コンプライアンスの強化

    法令遵守を徹底し、企業の信頼性を高めます。

  • Merit03

    業務効率の向上

    契約情報の検索や更新作業を効率化し、担当者の負担を軽減します。

  • Merit04

    コスト削減

    契約内容の最適化や不要な契約の見直しにより、コスト削減に繋げます。

契約管理の課題

多くの企業が、以下のような課題を抱えています。

  • Issue01

    契約書の散在

    紙媒体の契約書が部署や担当者ごとに保管され、必要な時にすぐに見つからない。

  • Issue02

    更新管理の煩雑さ

    契約更新日がバラバラで、管理が煩雑になり、更新漏れが発生する。

  • Issue03

    契約内容の把握漏れ

    契約条項が複雑で、内容を十分に理解できていない。

  • Issue04

    契約情報の共有不足

    契約情報が担当者のみに共有され、他の部署や関係者との連携がスムーズに行えない。

契約管理を効率化するポイント

これらの課題を解決し、契約管理を効率化するためには、以下のポイントが重要です。

  • 契約管理システムの導入
    契約管理システムの導入
    契約情報を一元管理し、検索性や更新管理機能を強化します。
  • 契約書の電子化
    契約書の電子化
    紙媒体の契約書を電子化し、保管場所の削減や検索性の向上を図ります。
  • 管理ルールの明確化
    契約管理ルールの策定
    契約書の作成、承認、保管、更新などに関するルールを明確化し、運用を徹底します。
  • 定期的な棚卸の実施
    契約情報の可視化
    契約情報をダッシュボードなどで可視化し、関係者全員が最新情報を把握できるようにします。
  • 専門家との連携
    担当者の育成
    契約管理に関する知識やスキルを持つ担当者を育成し、専門性を高めます。

Slopebaseでの解決例
「契約書は『保管』から『活用』へ。
リスクを防ぎ、ビジネスを加速させます。

  • 課題
    検索性
    Slopebaseでの解決策

    契約書属性（取引先、金額、日付）のデータベース化

    必要な情報へ瞬時に到達
    ファイル名だけでなく、取引先名、契約金額、締結日、契約種類で即座に検索。PDF化した契約書データで、いつでもどこでも内容確認が可能です。
  • 課題
    期限管理
    Slopebaseでの解決策

    更新日・終了日の管理

    うっかり更新ミスを撲滅
    各種サービスの契約終了日や更新条件を一元管理し、契約情報を集約。利用状況の確認や更新判断をスムーズに行える環境を整えます。
  • 課題
    関連性
    Slopebaseでの解決策

    契約種類ディクショナリ・親子関係管理

    契約の全体像を常に把握
    基本契約と、それに紐づく覚書や個別契約をセットで管理。契約の変遷や関連性を可視化し、法務チェックの精度を向上させます。

契約管理項目

契約管理では、以下のような項目を定義して管理します。
Slopebaseでは、お客様に合った項目を定義できます。

  • 契約書一覧
    契約No
    契約名
    契約種類
    契約締結日
    契約開始日
    契約終了日
    契約金額
    取引先ID
    取引先名
    担当者ID
    担当者名
  • 契約種類ディクショナリ
    売買契約
    賃貸借契約
    請負契約
    業務委託契約
    秘密保持契約
    ライセンス契約
    代理店契約
    フランチャイズ契約
    不動産売買契約
    建設工事請負契約
    ソフトウェア開発契約
    保守契約
    金銭消費貸借契約
    リース契約
  • 契約更新履歴
    更新No
    契約No
    更新日
    更新後の契約終了日
    更新後の契約金額
    担当者ID
    担当者名
  • 契約条項
    条項No
    契約No
    条項番号
    条項内容
  • 契約内容変更履歴
    履歴No
    契約No
    変更日
    変更内容
    担当者ID
    担当者名
  • 契約書ファイル
    ファイルNo
    履歴No
    ファイル名
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