面倒な経費精算が劇的にラクになる！経費精算システム導入ガイド

従来の紙やExcelを用いた経費精算は、多くの手間と時間を要し、申請者と経理担当者双方にとって、大きな負担となっていました。ここでは、なぜこれらの方法が面倒なのか、その理由を具体的にみていきましょう。

申請者の手間：手書き・手入力、領収書糊付け、提出

経費が発生したら、まず日付、金額、目的といった詳細情報を、手書きで記載したりExcelに入力したりする必要があります。特に、手書きの場合、記入ミスも起こりやすく、後々の確認作業を増やす原因となります。
さらに、一枚一枚の領収書を台紙に糊付けする作業は、時間と手間がかかるだけでなく、紛失のリスクも伴います。そして、作成した申請書へ承認印をもらうために、社内を回覧したり、経理担当者へ提出したりするのも、従業員にとっては大きな負担です。従業員に負担のかかる煩雑な作業は、本来の業務時間を圧迫し、生産性低下の原因にもなります。

経理担当者の苦労：目視チェック、規定確認、差し戻し、仕訳入力

経理担当者は、提出された大量の紙の申請書と領収書を一枚一枚照合し、金額や日付に間違いがないかを確認します。さらに、提出された書類が社内規定に準拠しているかを細かくチェックする作業に膨大な時間と労力を費やします。
もし、申請内容に不備があった場合、申請者へ連絡を取り、差し戻しや再提出を依頼しなければなりません。そして、最終的に、承認された経費は会計ソフトへ一件ずつ仕訳入力されますが、手作業で行うため、人為的ミスが発生しやすく、経理担当者の大きな負担となっています。

会社全体のリスク：承認遅延、不正リスク、ペーパーコスト

従来の経費精算方法では、承認者が不在の場合や、申請書類が物理的に滞ってしまうことで、支払いが遅延する可能性があります。支払いの遅延は、従業員の不満につながるだけでなく、会社の信用問題にも発展しかねません。また、目視によるチェックには限界があり、規定外の支出や不正な請求を完全に見抜くことが難しいです。
さらに、申請書や領収書が紙の場合、印刷や保管にかかるコスト、管理する手間や紛失のリスクも無視できません。

経費精算システムとは、従業員が行う経費申請から、経理担当者による承認、そして会計処理までの一連の業務をデジタル化し、自動化するためのツールです。従来の紙やExcelで行っていた煩雑な作業を大幅に効率化し、時間やコストを削減することができます。

主な機能でここまで変わる！

経費精算システムには、様々な便利な機能が搭載されており、これらの機能によって、従来の経費精算業務は劇的に変化します。以下に主な機能を挙げ、その概要を解説します。

スマホアプリ申請＆領収書OCR読み取り

多くの経費精算システムでは、スマートフォン専用のアプリが提供されています。専用のアプリを使えば、従業員は、いつでもどこでも経費申請を行うことができます。さらに、領収書をスマートフォンのカメラで撮影するだけで、日付や金額、店舗名などの情報がOCR（光学文字認識）技術によって自動的にデータ化されます。自動化されることで、手入力の手間が大幅に削減され、入力ミスも防ぐことができます。

交通系ICカード連携

SuicaやPASMOといった交通系ICカードとシステムを連携させることで、利用履歴を自動的に読み込むことが可能です。これにより、電車やバスの利用区間や運賃を一件ずつ手入力する必要がなくなり、交通費精算にかかる時間を大幅に削減できます。頻繁に公共交通機関を利用する従業員が多い企業にとって、非常に便利な機能といえるでしょう。

クレジットカード連携

法人クレジットカードの利用明細データを、システムに自動的に取り込むことができます。自動読み込みにより、クレジットカードで支払った経費を従業員が改めて経費申請する必要がなくなり、手間が省けます。また、利用明細と申請内容を紐付けることで、経費の透明性が向上し、不正利用の抑止にも繋がります。

規定違反チェック＆アラート

システムにあらかじめ、社内の経費に関する日当、交通費の上限額、交際費のルールなどの規定を設定しておくことで、申請された経費が規定に違反していないかを自動的にチェックすることができます。 もし違反があった場合には、申請者や承認者に対してアラートが表示されるため、規定外の経費申請を未然に防ぐことが可能です。規定違反のチェックアラートを導入することにより、経理担当者が一件ずつ規定を確認する手間が省け、コンプライアンス強化にも貢献が期待されます。

電子承認ワークフロー

経費申請から承認までのプロセスを、システム上で完結させることができます。申請者はオンラインで申請を行い、承認者はパソコンやスマートフォンから内容を確認し、承認または却下を行います。承認状況はリアルタイムで可視化されるため、申請者は進捗状況を簡単に把握でき、承認者は滞っている申請をすぐに確認できます。また、紙の書類が不要になるため、ペーパーレス化の推進も可能です。

会計ソフト連携＆仕訳自動作成

承認された経費データは、既存の会計ソフトと自動的に連携させることができます。自動連携により、経理担当者が、経費データを手入力で会計ソフトに転記する手間が省け、入力ミスのリスクも低減されます。さらに、システムによっては、会計ソフトへの仕訳データも自動的に作成する機能も搭載されており、経理業務の効率化に大きく貢献します。

電子帳簿保存法対応

ほとんどの経費精算システムで、電子帳簿保存法の要件に対応した機能を備えています。システム導入により、領収書をスキャナで読み取ったデータや電子取引で発生した請求書などの電子データを、法律の要件に従って適切に保存することができます。紙の書類を保管するスペースが不要になり、紛失のリスクも軽減されるため、ペーパーレス化をさらに促進することが可能です。

システム導入による効果・メリット

経費精算システムを導入することで、企業は様々な効果やメリットを享受できます。申請者にとっては申請や承認にかかる時間が大幅に短縮され、経理担当者にとっては集計や入力、チェックといった作業工数が削減されます。また、人為的な入力ミスやチェック漏れを防ぐことができ、ペーパーレス化によるコスト削減や、内部統制の強化にも繋がります。さらに、蓄積された経費データは可視化され、コスト削減や業務改善に役立てることも可能です。

経費精算システム導入前後の比較

経費精算システムには、多くの種類があり、それぞれ特徴や機能、料金体系が異なります。自社に最適なシステムを選ぶために、7つのステップに分けて検討してみましょう。

ステップ1：現状課題と導入目的の明確化

まず、現状の経費精算業務において、どのような点に課題を感じているのか、具体的に洗い出すことが重要です。
「何に一番困っているか？」「システムを導入することで何を実現したいか？」を明確にすることで、システム選定の軸が見えてきます。例えば、「入力ミスが多い」「承認に時間がかかる」「電子帳簿保存法に対応したい」など、具体的な課題をリストアップしましょう。

ステップ2：必要な機能の選定と優先順位付け

現状の課題と導入目的が明確になったら、次に、自社の業務フローや従業員の利用シーンに合わせて、必要な機能を洗い出します。例えば、営業担当者が多い会社であれば、外出先からの経費申請などです。また、SuicaやPASMOの利用が多い場合、ICカード連携機能があれば営業マンには便利です。このように、企業や部署に必要とされる機能をリストアップし、優先順位をつけていくことが、システム選びの重要なポイントとなります。

ステップ3：料金体系と予算の確認

経費精算システムの料金体系は、主に月額課金制で、ユーザー数に応じた料金体系や利用する機能に応じた課金体系などがあります。
イニシャルコストやランニングコスト、オプションにかかる費用を算出し、予算内に収まるかどうかを検討しましょう。期間限定のトライアル価格や、中小企業向けの低価格プランを提供しているベンダーもあるため、複数のシステムを比較検討することをおすすめします。

ステップ4：操作性・使いやすさの評価

経費精算システムは、経理担当者だけでなく、すべての従業員が日常的に利用するものです。そのため、誰にとっても直感的に操作でき、使いやすいシステムを選ぶことが非常に重要です。
多くのベンダーが無料トライアルやデモを提供しているため、実際に操作画面を確認し、使い勝手を評価するといいでしょう。特に、スマートフォンアプリの使いやすさは、外出先で申請を行う従業員にとって重要なポイントとなります。

ステップ5：サポート体制とセキュリティ

システムの導入時や運用中に問題が発生した場合に、ベンダーから十分なサポートを受けられる体制が整っているかを確認することも重要です。導入支援、操作マニュアルの提供、電話やメールでの問い合わせ対応など、サポート体制の内容や質を重視しましょう。
また、会社の重要な経費情報を扱うシステムであるため、セキュリティ対策が十分に施されているかどうかも大切なポイントです。データの暗号化やアクセス権限の設定など、セキュリティに関する情報をきちんと確認しましょう。

ステップ6：連携機能（会計ソフトなど）

現在利用している会計ソフトや給与計算ソフトなど、他のシステムとの連携が可能かどうかを確認することも重要です。連携機能が充実していれば、データの二重入力の手間が省け、業務効率が向上します。API連携に対応しているかどうかも確認しておくと、将来的なシステム拡張にも柔軟に対応できます。

ステップ7：導入実績の確認

導入を検討しているシステムについて、同業種や同規模の企業での導入実績があるかを確認することも参考になります。導入事例やユーザーの口コミなどを参考に、実際に、システムを導入した企業の評価や意見を参考にすることで、自社にとって最適なシステムを選ぶための判断材料となります。

経費精算システムを導入したとしても、円滑に運用を開始し従業員に定着させることができなければ、その効果を十分に発揮することはできません。ここでは、システムのスムーズな導入と定着のための重要なポイントを説明します。

事前の社内説明と目的共有

システム導入前に、なぜ新しいシステムを導入するのか、導入によって何が変わるのかを従業員に丁寧に説明し、目的やメリットを納得させることが重要です。

導入マニュアル作成と研修実施

システムの基本的な操作方法をまとめたわかりやすいマニュアルを作成し、従業員がいつでも確認できるようにしておくことが大切です。

段階的な導入

最初から全社的に導入するのではなく、まずは、特定の部署や少数のテストユーザーで試験的に導入し、効果検証や課題抽出を行ってから、段階的に全社へ展開していく方法が有効です。

導入後のフォロー体制

システムの導入初期は、従業員からの問い合わせが多くなることが予想されます。そのため、社内にヘルプデスクを設けたり、ベンダーのサポート体制を活用したりするなど、導入後のフォロー体制をしっかりと整えておくことが重要です。

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※バックオフィス業務とは経理や総務、人事、法務、財務などといった直接顧客と対峙することの無い社内向け業務全般を行う職種や業務のこと