購買管理システムの導入メリットと失敗しない選び方～コスト削減・不正防止を実現～

そもそも購買管理とは、企業が製品やサービスを提供するために必要な資材や部品を、適正な価格・数量・品質・納期で調達・仕入れるための管理業務です。購買管理システムは、これらの購買業務を一元管理・効率化するシステムです。

まずは、購買管理システムの主な機能や導入目的について詳しくみていきましょう。

購買管理システムの基本機能

購買管理システムには、購買業務を円滑に進めるためのさまざまな機能が搭載されています。代表的な機能は、以下の通りです。

これらの機能は、購買業務の各工程と密接に連動しています。

購買プロセスの流れと対応するシステムの機能を、以下の図にまとめました。

主な導入目的はコストの適正化、業務効率化、内部統制強化

購買管理システムの導入によって、これまで人手で対応していた煩雑な購買業務が大幅に改善されます。主な導入目的は、以下の通りです

購買管理システムは、中小規模のメーカーにとって、特に導入効果の高いツールです。ここでは、購買管理システムの導入によって得られる5つの代表的なメリットを詳しく解説します。

メリット1：購買業務の大幅な効率化

購買業務は多岐にわたりますが、購買管理システムを活用することで、作業を一括して管理・効率化できます。

各プロセスをシステム上で自動化することで、手書きや手入力による書類作成が不要になり、取引先からの問い合わせにも迅速に対応可能です。

メリット2：購買コストの削減と適正化

購買管理システムには、過去の購買履歴や価格情報が蓄積されるため、データを分析して無駄なコストを可視化することが可能です。また、複数のサプライヤーに対して見積りの依頼を行うことや、オンラインの販売サイトと連携して価格比較することも容易になり、常に最適な価格で調達できる環境を整えられます。

さらに、これまで部署ごとに分散していた購買業務を購買部門に集約することで、サプライヤーの絞り込みや一括発注が可能になり、ボリュームディスカウントの交渉もしやすくなるでしょう。

メリット3：発注ミス・請求ミス・不正の防止

購買管理システムの導入は、人的ミスの防止にも役立ちます。例えば、以下のようなヒューマンエラーによるミスを防ぐことが可能です。

これらのミスは、業務停滞や追加の対応コスト発生など、事業運営に悪影響を与えます。一方で、購買管理システムの自動チェックや入力制御機能を活用することで、ミスの発生を防ぎやすくなるでしょう。

さらに、承認ワークフローや購買履歴の可視化といった仕組みにより、不正の抑止にもつながります。

メリット4：ペーパーレス化による管理コスト削減

デジタル化が進む現在、紙の使用によるコスト増大も課題です。例えば、以下のような各工程でコストが発生しています。

購買管理システムの導入により、購買業務における書類をすべて電子データに置き換えられます。見積書・発注書・納品書・請求書といった各種書類もデジタルで管理できるため、これまで発生していた用紙関連のコスト、郵送費用、事務作業を大幅に削減することが可能です。

また、電子承認によって押印も不要となり、物理的に職場に印鑑を置く必要もなくなります。

メリット5：サプライヤーとの良好な関係構築

購買管理システムでは、サプライヤーごとの取引履歴や実績データを一元管理できます。調達時期や発注頻度や取引量、納品実績などの情報も可視化できるため、次回の発注計画も把握しやすくなります。

これにより、事前に発注予定をサプライヤーへ伝えることが可能となり、双方にとってスムーズな調達体制を整えられます。結果として、納期遅延などのトラブルも減少し、安定した取引関係の構築につながるでしょう。

購買管理システムには様々な種類があり、すべてのシステムが自社に合うとは限りません。製品ごとの特徴を比較・検討し、自社に最適なシステムを選定・導入することが重要です。

ここでは、中小メーカーが購買管理システムを選定する際に確認すべき7つのポイントを解説します。

ポイント1：導入目的と課題の明確化

購買管理システムを選ぶ際には、以下の項目を明確にしておく必要があります。

よく挙げられる課題として、「コスト削減」「業務効率化」「属人化の解消」「不正の防止」などが挙げられます。

ポイント2：必要な機能を過不足なく洗い出すこと

購買管理システムごとに、搭載されている機能は異なります。必要な機能が不足していると業務に支障をきたし、逆に、不要な機能が多過ぎても導入費用や運用コストが高くなるリスクがあります。

適切なシステムの選定には、自社が求める機能の洗い出しが重要です。業務の内容やプロセスを踏まえたうえで、「必須の機能」と「できれば欲しい付加機能」を整理し、リストアップしておきましょう。

また、既存の会計システムや生産管理システムなどとの連携が必要な場合は、その対応可否も事前に確認しておく必要があります。

尚、SaaS型やパッケージ型のソフトウェアを選ぶ場合は、必要な機能が漏れなく搭載され、不要な機能が少ないシステムを選ぶことが理想です。

ポイント3：クラウド型かオンプレミス型か

購買管理システムには、「クラウド型」と「オンプレミス型」の2つの提供形態があります。どちらを選ぶかによって、導入コストや運用負担、柔軟性に大きな違いが出てきます。

主な違いは、以下の通りです。

このように、クラウド型とオンプレミス型では、企業にかかる負担が大きく変わります。

ポイント4：見やすさと操作のしやすさ

購買管理システムを選ぶ際には、機能面だけでなく操作性も重要です。購買担当者だけでなく、承認者や現場の担当者も操作する可能性があるため、誰でも迷わず操作できるシステムが望ましいでしょう。

たとえ高機能でも、複雑で扱いづらいシステムは現場に定着しにくく、期待する導入効果を得られない可能性があります。なるべく直感的な画面設計がされていて、ITに詳しくない人でも扱いやすいものを選びましょう。

ポイント5：サポート体制の充実度

サポート体制は、購買管理システム導入後の安心感に直結する重要な要素です。特に、IT専任担当者が少ない中小企業の場合、導入から運用までしっかりサポートしてくれるベンダーを選ぶことが重要です。

具体的には、以下のサポート項目が用意されているかを確認すると良いでしょう。

また、サポートを受ける際の連絡手段も確認が必要です。電話のみのサポートでは、対応時間や曜日に制約があることも多く、解決に時間を要するケースも少なくありません。

ポイント6：セキュリティ対策

購買管理システムでは、購買履歴や仕入れ先情報といった機密性の高い情報を多く扱います。例えば、原材料の名称や仕入れ先が外部に漏れた場合は、模倣品の製造や価格競争に巻き込まれるリスクが生じかねません。

こうした事態を防ぐためにも、システム選定時にはセキュリティ対策が万全であるかを必ず確認しましょう。

主に、以下のポイントをチェックすることが重要です。

ポイント7：費用対効果と導入実績

システム導入にあたり、投資額に見合う成果が期待できるかを慎重に見極める必要があります。事前に費用対効果を検討し、導入の可否や導入するシステムを決めましょう。

導入コストと効果として、以下の項目が挙げられます。

また、同業種・同規模の企業が実際に導入して得られた成果や実績も参考になります。

中小企業に適した購買管理システムには、いくつかのタイプがあります。自社のニーズに合ったタイプを選ぶためにも、それぞれの特徴を以下の表で確認してみてください。

バックオフィス業務の
支出管理を支援する、
支出管理クラウド

※バックオフィス業務とは経理や総務、人事、法務、財務などといった直接顧客と対峙することの無い社内向け業務全般を行う職種や業務のこと