「ワークフローとは」何か？基本から解説～業務効率化の第一歩！～

「ワークフロー」とは、業務を進める上での一連の流れのことを指します。企業内の業務には、「誰が」「何を」「どの順番で」行うかというプロセスが必ず存在し、この流れを明確にすることで、業務効率化、属人化の防止、さらには企業の信頼性を高める「内部統制」を強化することが可能です。

例えば、中小企業の管理部門におけるワークフローとして、以下のようなものが挙げられます。

これらの業務は、一見すると単純な手続きですが、関係者や承認フローが明確に定義されていなければ、手続きの遅れやミスの原因になり得ます。ワークフローの整備は、こうしたリスクの軽減にも有効です。

「いつも通りやっているから大丈夫」と思っている業務の流れが、実は大きなムダや非効率を抱えているかもしれません。中小企業の管理部門でよく見られる、紙や口頭でのやりとりを中心とした従来のワークフローには、以下のような課題が潜んでいる可能性があります。

紙ベースの書類管理：遅延や紛失のリスクが常に隣り合わせ

経費精算や稟議申請などを紙で行っている場合、書類の回覧が部署間で滞ることも少なくありません。特に、複数の承認者がいる場合、書類がどこで止まっているのか分からなくなりやすいです。

口頭での依頼・承認：記録が残らず、トラブルの火種に

「口頭で了承を得たつもりが、相手は覚えていない」、そのような曖昧なやりとりは、後々トラブルの火種になります。

担当者不在による業務の停滞：出張・休暇で申請が止まる

ワークフローが特定の担当者に依存していると、その人が出張や休暇で不在になると申請や承認が進まず、業務が滞ってしまいます。

承認ルートの形骸化・ブラックボックス化：誰に回せばいいのか分からない

会社の規模が大きくなると、「この申請は誰に承認をもらえばいいのか分からない」といった状況も増えてきます。部署や担当者ごとの慣習で処理され、正式な承認フローが共有されていない場合、承認ルートがブラックボックス化してしまうでしょう。

過去の書類探しに時間がかかる：どのキャビネット？どのフォルダ？

「1年前の稟議書、どこだっけ？」「この申請、いつ承認されたの？」といった、過去資料の検索に時間を費やしてしまっている企業や組織も少なくないでしょう。紙ベースや担当者個人で管理しているデータやファイルでは、必要な情報にすぐにアクセスできず、確認や照会に多くの時間を割く必要があります。

これらの課題は、一つひとつは小さな問題に見えるかもしれませんが、積み重なることで大きな生産性の損失になりかねません。

ワークフローを見直しシステム導入することで、中小企業は多くのメリットを享受し、業務効率化を加速できます。ここでは、ワークフローの見直しやシステム化を行う6つのメリットをご紹介します。

メリット1：圧倒的な業務効率化（時間短縮・手間削減）

申請書の作成から承認までのプロセスが、デジタルで完結することで、決裁までの時間が大幅に短縮されます。

メリット2：ミスの削減と内部統制の強化（承認漏れ防止、証跡管理）

入力内容のチェック機能やあらかじめ設定された承認ルートにより、申請書類の記載ミスや入力漏れを防ぎ、手戻りの削減に貢献します。承認履歴はすべて自動で記録されるため、後から確認や監査がしやすくなり、不正防止や監査対応が容易になります。

メリット3：進捗状況のリアルタイム可視化と意思決定の迅速化

各業務プロセスの進捗状況が、リアルタイムで可視化されるため、申請が「今、誰のところで止まっているのか」といったボトルネックを一目で把握できます。

メリット4：ペーパーレス化によるコスト削減と情報共有の促進

紙の申請書が不要になることで、印刷代、用紙代、郵送費などの直接的なコストを削減できることもメリットのひとつです。

メリット5：属人化の解消と業務標準化

ワークフローをシステムに落とし込むことで、特定の人にしかわからない属人業務を減らすことが可能です。

メリット6：テレワークなど多様な働き方への対応基盤

クラウド型のワークフローシステムは、インターネット環境があれば場所を問わず申請・承認が可能であり、リモートワークや出張時でも業務が滞りません。

中小企業の管理部門では、多岐にわたる業務を担っています。ここでは、その中でも特にワークフロー化による改善効果が高い業務をピックアップし、ご紹介します。

経理・財務関連の業務

以下のような会社の経理や財務に関わる業務は、ワークフロー化によって業務の正確性を保ちつつ、手作業の負担を軽減できます。

承認や確認のプロセスを自動化することで、スピードアップとミスの削減を図ることが可能です。

総務関連の業務

社内設備や書類に関する次のような業務も、ワークフロー化の対象として有効です。

申請から承認までの流れをワークフロー化することで、対応の遅延を防ぎ、文書や資産の管理状況を一元管理できるようになるでしょう。

人事・労務関連の業務

従業員に関わる多くの業務も、ワークフローの導入により大きな改善が見込めます。

特に、入社時には多くの書類が必要で手続きが煩雑になりがちですが、これらをワークフロー化することで、手続きの効率化や抜け漏れ防止が可能です。

ワークフローシステムとは、企業における申請・承認業務のプロセスを、IT技術によって電子化・自動化する仕組みです。これまで紙や口頭で行っていた業務をデジタル上で完結させることで、業務のスピードと正確性が飛躍的に向上します。

ワークフローシステムの主な機能は、以下の通りです。

ワークフローシステムは、業務プロセスを「自動化」「可視化」「標準化」することで、業務の質と速度を根本から変革するツールです。業務のスピードアップと品質向上を同時に実現できる、現代の業務改善に欠かせない存在といえるでしょう。

自社に適したワークフローシステムを選定する際には、いくつかの重要な視点から比較・検討する必要があります。ここでは、ワークフローシステムの選び方を中小企業向けに解説します。

ポイント1：クラウド型かオンプレミス型か（初期費用、運用負荷）

導入形態を選ぶことは、運用コストや管理体制に大きな影響を与える重要なポイントです。特に中小企業では、自社のITリソースや導入スピードに応じた選択が求められます。

ワークフローシステムの代表的な2つの形態の特徴は、それぞれ以下の通りです。

ポイント2：機能の過不足と操作性

ワークフローシステムにはさまざまな機能があるため、自社の業務に合致したものが搭載されているかを確認しましょう。また、ITリテラシーに不安のある従業員でも直感的に操作できる「使いやすさ」も重要です。

ポイント3：料金体系

クラウド型の費用体系は様々ですが、1ユーザーあたり月額数百円程度ものが多いです。利用ユーザー数や機能範囲、契約期間によって費用は変動するため、利用規模と必要な機能を考慮して比較検討しましょう。

ポイント4：既存システムとの連携

現在使用しているExcelやWordなどの申請書フォーマットをインポートできるか、あるいは会計システムやビジネスチャットツールなど、他の社内システムとスムーズに連携できるかは重要なポイントです。

ポイント5：サポート体制と導入実績

導入後の運用において、システムの使い方やトラブル発生時に迅速なサポートを受けられるか、ベンダーのサポート体制を確認することは非常に重要です。

ワークフローシステムの導入は単なるツールの導入ではなく、業務プロセスそのものを見直し、最適化するための「業務改革」の一環といえます。円滑な導入と定着のためには、以下のステップを順に踏むことが重要です。

対象業務の選定と現状プロセスの整理

まず、取り組むべきは、現状の業務フローを詳細に把握し、明確にすることです。現場でのヒアリングを通じて問題点を洗い出し、業務に関わる担当者や情報の流れを明確に定義しましょう。フローチャートなどで視覚化することで、非効率な点やボトルネックとなっている工程を特定できます。

導入目的の共有と関係部署との連携

次に、導入により解決したい課題と、その優先順位を明確にします。業務の中でも使用頻度が高く、改善効果が大きいプロセスから電子化を進めることで、早期に効果を実感しやすくなります。その際には、関係部門とも連携しながら、目的意識を共有することが重要です。

スモールスタートと効果測定

ワークフローシステムの導入時には、最初から全社一斉に導入するのではなく、まずは特定の部署や業務から試験的に導入する「スモールスタート」が推奨されます。これにより、限定的な環境でシステムを検証し、実践的なフィードバックを収集して、大規模展開前に課題を特定・修正できます。導入後も、設定した目標に対する効果を定量的に測定・評価し、継続的に改善を行うことが大切です。

社内説明会・マニュアル整備

導入を成功させるには、現場の理解と協力が不可欠です。システムを実際に利用する従業員に対し、導入目的やメリットを丁寧に説明し、使い方の説明会の開催や、分かりやすい操作マニュアルの整備を進めましょう。従業員のITリテラシーに合わせた研修・サポートを徹底し、システムのメリットを広めていくことで、積極的な利用を促進できます。

運用ルールの策定と継続的な見直し

業務標準化は、一度行って終わりではありません。運用を通じて見えてきた問題点や改善点を洗い出し、現場の意見を取り入れながら、ワークフローやマニュアルの継続的なブラッシュアップを行っていくことで、継続的な業務改善につながります。

バックオフィス業務の
支出管理を支援する、
支出管理クラウド

※バックオフィス業務とは経理や総務、人事、法務、財務などといった直接顧客と対峙することの無い社内向け業務全般を行う職種や業務のこと