隠れたコストを発見！適切な資産管理業務で経営効率を高める方法

「台帳を作成して、税金も毎年申告しているから大丈夫」と思っていませんか。実は現場には、台帳からはみえてこないムダやリスクが潜んでいるかもしれません。
ここでは、中小企業でよくある資産管理の課題を紹介します。

課題1:資産台帳が「あるだけ」で活用されていない

そもそも、資産台帳が「ある」といっても、その内容が更新されておらず、実際の現物の資産の状況と一致していないケースがよくみられます。それでも、減価償却ができないことはありません。しかし計算の精度が下がり、税額に誤りが生じるリスクが高まります。

課題2:使っていない「ガラクタ」が眠っている

長く稼働していない機械設備やPCが倉庫や社内に眠っていませんか。
こうした遊休資産も固定資産税の申告対象ですから、放置するほどムダが大きくなります。遊休資産の存在に気づき、遊休資産を増やさないためには、やはり日頃からの資産管理の取り組みが重要です。

課題3:IT資産（PC・ソフトウエア）の管理がどんぶり勘定

業務のデジタル化が進む昨今、IT資産の管理を課題とする企業が増えています。
例えば、PCとそのPCの使用者が紐づいていない、ソフトウエアのライセンス数を正確に把握できていないといった状況がみられ、規約違反やムダなコストの発生につながります。

課題4:年に一度の「棚卸し」が苦痛なイベントになっている

台帳と実物を突合する「棚卸し」も資産管理の重要な作業のひとつです。しかし棚卸しは人手と時間を要し、通常業務を圧迫しがちです。このため棚卸しがおざなりになり、精度が低いため結局台帳との差異は埋まらず、棚卸しの精度がさらに低下する悪循環がみられます。
棚卸しを一大イベントにしないためには、管理体制の整備と日頃からの取り組みも大切です。

資産管理業務は「単なる事務作業」としての取り組みにとどまりがちですが、実はコスト削減や経営の効率化に直結する「攻めの業務」とも捉えられます。適切な資産管理によって得られる5つの経営メリットをみていきましょう。

メリット1:無駄なコストの削減（遊休資産処分、ライセンス最適化など）

遊休資産を把握して不要なものは処分・解約すると、固定資産税や維持・管理費用などのムダな支出を削減できます。
これはソフトウエアのライセンスといった無形資産にも該当します。誰も使用していないライセンスを解約すれば、その分契約料を削減できます。

メリット2:キャッシュフローの改善

遊休資産など不要な資産の処分効果はコストカットだけではありません。処分費用や資産価値の減少によってトータルでは損失が出る可能性もありますが、流動資金を確保でき、コストカットとともにキャッシュフローの改善が望めます。

メリット3:正確な損益計算と節税効果

資産の状況を正確に把握できると、減価償却費の計算精度が上がります。会社の損益を正確に算出できるようになるため経営判断の精度も高まり、すでに売却・処分済みの資産に固定資産税を払うといったムダもなくなるでしょう。

メリット4:コンプライアンス強化とセキュリティリスク低減

とくにIT資産の管理は、コンプライアンス違反やセキュリティ事故による損害を未然に防ぐ効果もあります。
例えば、ライセンスの数や期限の把握により、利用規約に則った運用をしやすくなるでしょう。また、PCやタブレットなどIT機器の所在や使用者の把握は情報漏洩や盗難リスクの低減につながります。

メリット5:業務効率化による生産性向上

資産の状態や所在を常に把握できていると、棚卸し作業の負担も軽減するでしょう。
資産の購入や売却はお金が動くため把握しやすい一方で、廃棄については見落としがちです。

資産管理の重要性は理解できても、具体的に何から始めればよいのでしょうか。
ここからは資産管理業務の適切な進め方を5ステップで紹介します。

Step1:資産管理の「ルール」を明確にする（資産管理規程の整備）

まずは資産の取得・異動・廃棄などに関するルールを定めましょう。具体的には、資産の取得・異動時の手続きフローや、管理担当者などが挙げられます。

Step2:「資産台帳」を整備し、現物と一致させる

次は資産台帳の整備です。以下のような基本情報を網羅した台帳を作成しましょう。

あわせて棚卸しを実施し、台帳に各資産の情報を記載して現状を把握します。

Step3:モノだけでなく「IT資産」もしっかり管理する

IT資産に関しては、PCをはじめとするハードウエアと、アプリケーションやライセンスなどのソフトウエアをセットで管理する必要があります。
繰り返しますが、とくにライセンスの管理はコンプライアンスの面でも重要です。

Step4:定期的な「棚卸し」を効率的に実施する

ルールや台帳を整備できたら、年に1～2回、定期的に棚卸しを実施していきます。

Step5:「遊休・不要資産」を定期的に見直し、処分する

棚卸しでは、実際に資産が存在するかだけでなく、問題なく稼働しているかの確認も大切です。
遊休資産や故障している資産は、メンテナンスして稼働させるか、処分するかを判断し、その結果を台帳に反映させます。

手作業での資産管理は時間も労力もかかって大変です。ここでは、効率的な資産管理に役立つツールやサービスを紹介します。

Excelテンプレート

資産台帳にExcelを使う場合は無料テンプレートの利用が一般的です。基本的な項目があらかじめ設定されており、カスタマイズも比較的簡単です。
但し、資産が増えるとシートの管理が煩雑になり、ミスが発生しやすくなります。

資産管理ソフト・システム

資産管理に特化した専用ソフトは台帳の作成から減価償却計算、棚卸し支援などの機能を持ち、業務の大幅な効率化を図れます。
オンプレミス型よりもクラウド型のほうが、費用や労力の面で導入しやすいといえるでしょう。いずれにしても、減価償却などの会計処理は会計ソフトとの連携が必要なものが多い点には注意が必要です。

会計ソフトの資産管理機能

多くの会計ソフトには、固定資産の登録や減価償却費の計算、仕訳の自動反映といった基本的な資産管理機能が備わっています。資産管理と会計処理の連携に優れていますが、あくまで会計ソフトの一部機能であるため、資産管理の面ではやや柔軟性が低いと感じるかもしれません。

バーコード・ICタグ（RFID）

資産ラベルにバーコードやQRコードを印字し、スマートフォンなどで読み取れるようにしておくと、棚卸しを正確かつ効率的に行えます。
またICタグは資産の状態や位置情報のリアルタイム追跡を可能にし、こちらも棚卸しの効率化を期待できます。

資産管理業務のアウトソーシング

資産管理を効率化するなら、アウトソーシングもひとつの選択肢です。現物管理の外部委託はまだ普及していませんが、会計処理や税務処理だけでも社内のリソースを使わずに行えるため、人手やノウハウが不足している企業にとっては有効な手段となり得ます。

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※バックオフィス業務とは経理や総務、人事、法務、財務などといった直接顧客と対峙することの無い社内向け業務全般を行う職種や業務のこと