Excelの「自由度」残して、データベースの「安心」を手に入れる

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Excel台帳をシステムにするとき、実際に詰まった5つの論点

当社では2026年、9社と業務システムの導入前検証を進めています。そのうち建設業（従業員100名規模・情報システム部門なし）の売掛・工事進捗管理をシステム化する検証で、実際に議論になった論点をご紹介します。機能の比較表には出てこないものの、移行できるかどうかを実際に左右するのはこの部分です。

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  集計の起点をどこに置くか

  年度で区切るのではなく、案件が完了した日を基準に集計したいという要望がありました。年度の切り替わりをまたぐ案件があり、どちらの期に属するかが完了日で変わるためです。Excelでは年度ごとにブックを分けつつ、またぐ案件は「〇月期」を継ぎ足して運用していました。

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  計算項目と手入力項目は同居できない

  目安の日付や金額を関数で表示しておき、ズレがあれば手入力で上書きする——Excelでは自然なこの運用は、データベースではそのまま再現できません。目安を出す項目と、手入力する項目に分ける必要があります。

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  明細と集計を分ける単位

  明細は「期・店舗・顧客・担当」、集計は「期・店舗・担当」の単位でレコードを作成する設計になりました。店舗ごとに分ける場合、明細と集計でそれぞれ店舗数分の構成になります。

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  丸めの位置と数値の上限

  小数点第2位で四捨五入、金額は千以上〜1億未満を扱えれば足りる、という結論でした。細かい話に見えますが、先に決めておかないと移行後に数字が合わなくなります。

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  形骸化した項目をどうするか

  検証では「現在は使われていない項目」がいくつか見つかりました。移行はこれを整理する機会になります。