『あの人しか知らない』をなくして業務プロセスとナレッジを統合

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属人化は、3つの層に分かれている

当社が2026年に導入前検証を行った9社のヒアリング記録を整理すると、「属人化」と一言で呼ばれている状態は、実際には3つの層に分かれていました。層が違えば打ち手も変わります。

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  操作の属人化

  特定の人しかツールを操作できない状態です。ソフトウェア開発業（従業員150名規模）では、見積から請求までの管理簿がExcelマクロで組まれており、1名が使用している間は他の担当者が待つしかありませんでした。番号の重複を防ぐ手順など、細かい注意点が担当者の頭の中にあることも、他の人が触れない理由になっていました。
  
  打ち手：入力形式を画一化し、番号は自動採番にする。誰が入力しても同じ結果になる状態をつくる。

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  進捗の属人化

  いま誰のところで止まっているかが、本人にしか分からない状態です。製造業（従業員10〜20名規模）では、紙とハンコで回覧しているため、どこで止まっているかを確認する手段がありませんでした。食品製造業（従業員50〜100名規模）の報告書では、確認のために1周し、原因と対策を記入してからもう1周する運用になっており、押印欄は14個ありました。
  
  打ち手：申請の経路と現在位置を画面上に表示する。誰の確認が「承認」で、誰の確認が「通知」なのかを分けて設計する。

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  判断基準の属人化

  どう処理すべきかのルールが文書化されていない、または文書はあるが探せない状態です。製造業（従業員10〜20名規模）では、社内規程が社長席の後ろに紙で置かれており、確認しにくい状況でした。
  
  打ち手：手順や規程を検索できる形で登録する。このとき、後から何で検索するかを先に決めておくことが重要です。

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  補足：9社中5社は、情報システム部門がないか1名体制でした

  建設業100名規模は情報システム部門なし、ソフトウェア開発150名規模は総務部2名で情シスは不関与、製造業15名規模は営業部1名、食品製造70名規模は開発1名、学習塾運営220名規模はデジタルシステム部1名。属人化の解消は、専任部門がなくても着手できます。