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なぜ今、バックオフィスに「業務標準化」が求められるのか
まずは、なぜ今バックオフィス業務の標準化が急務となっているのか、その背景を解説します。
属人化がもたらす「組織の脆弱性」というリスク
属人化とは、特定の業務手順やノウハウが作業担当者しか把握しておらず、他の社員には共有されていないブラックボックスのような状態です。
製造業などを対象にした調査では、98.7％もの人が「自分の部署に、特定の人しかわからない作業がある」と回答しており（出典：PR TIMES【キャディ調査レポート 属人化リスクとAI活用編】）、そのうち3割は「業務の半分程度が特定個人に依存している」と答えています。
バックオフィスで属人化の状態を放置すると、以下のような問題が発生するリスクがあります。
業務停止のリスク：
担当者が不在になると、仕事の進め方がわからず、業務が完全に止まってしまう
ミスの連鎖：
手順が共有されていないため、担当者以外の人が手伝おうとしても、やり方を間違えて二度手間（手戻り）が発生する
残業の増加：
効率的な進め方が一部の人にしか共有されていないため、組織全体の作業効率が向上せず、残業時間が減らない
特定の社員の経験に頼りすぎる体制は、その社員の退職や休職をきっかけに、組織が壊れてしまう脆さ（脆弱性）を内包しています。
属人化が起きる根本的な原因や、放置することで生じるさらなる経営リスク、そして属人化を根本から解消するための具体的な手順について網羅的に知りたい方は、「『あの人しか知らない』をなくして業務プロセスとナレッジを統合」ページもあわせてご覧ください。
DX推進と生産性向上の土台としての標準化
昨今、DX（デジタルトランスフォーメーション）やITツールの導入による効率化が進められています。しかし、デジタル化を成功させるためには、その前提として業務ルールが整っている（標準化されていること）必要があります。
整理されていない複雑なルールのままITシステムを導入しても、使い勝手が悪くなるだけで、期待した効果は得られません。
まずはアナログな業務フローを整理し、無駄を削ぎ落としたあるべき姿を文書化しておく必要があります。標準化は、ITツールを使いこなして生産性を高めるための、基礎工事のような役割を果たします。
