【追記】Excelは手軽で自由度が高い反面、本記事で見てきた読み取り専用による作業の中断や最新版の乱立、関数・マクロの属人化といったデメリットを抱えています。こうした課題を払拭する手段として、近年は「脱エクセル」が多くの企業で話題になり、ノーコードツールやクラウドデータベースへの移行を検討する企業も少なくありません。
業務効率化の推進において、「脱エクセル」と「活エクセル」には決定的な違いがあります。
脱エクセルとは、現場の業務フローや画面設計を完全に捨て去り、専用のパッケージシステムへ全面的に移行する手法です。業務の標準化には極めて有効ですが、現場に対する教育コストや操作変更によるストレスが大きく、定着が進まず摩擦を生む恐れがあります。
一方、活エクセルは、現場の使い慣れた表形式や入力習慣を活かしつつ、データの正本管理や同時編集、権限設定、変更履歴の保存といった機能をクラウドデータベース側へ移管するアプローチです。既存のExcelデータをCSVインポートするだけで簡単に取り込むことができ、Webブラウザ上のスプレッドシート・ビュー（行列入力画面）によって現場の使い勝手をそのまま維持できます。
データは必要に応じてCSVエクスポートして二次加工できるため、特定のシステムに縛られるデータロックインを避けることが可能です。
脱エクセルが現場で定着しにくい理由と、活エクセルの考え方の詳細は、「脱Excel」はなぜ失敗するのか？現場の抵抗をゼロにする「活（かつ）Excel」という新しい考え方で解説しています。
もっとも、脱エクセルを一気に進めるか、活エクセルで段階的に移行するかを判断するには、一般論だけでは決め手に欠けます。参考になるのは、実際にExcelで運用していた業務を、どのような項目やデータ構造に置き換えたかという具体的な設計です。弊社では、見積管理や請求書の電子化、棚卸表、進捗管理などの移行事例を、要件定義や設計の内容とあわせて「業務カタログ」として公開しています。
活エクセルの運用では、情シス部門と業務部門で明確な役割分担を行います。
■情シス部門が担う領域：
認証管理、権限設定、監査ログ取得、バックアップ・リカバリといったシステム全体のガバナンス構築
■管理職・業務部門が担う領域：
移行対象となる管理台帳の選定、データの正本ルールの策定、締め日の設計
NTTデータビジネスブレインズの「Slopebase」は、予算、販売・購買、経費、在庫、顧客リストなどの業務データをノーコードのクラウド基盤で一元管理し、乱立するExcel台帳を段階的にアプリケーション化する設計思想を備えています。主に、現場の負担を抑えながら確かな統制を確立したい組織に最適な選択肢です。
現場のExcel運用をそのまま活かし、ノーコードで実現できるDXに関心がある方は、ぜひ以下のページもご覧ください。Slopebaseを活用した具体的な業務改善のヒントを詳しく解説しています。
➡Excelの「自由度」残して、データベースの「安心」を手に入れる
活エクセルが向く業務と向かない業務
活エクセルの導入効果を最大化するには、対象業務の適性を見極める必要があります。業務の特性に応じた分類は以下の通りです。
| 分類 |
具体的な業務例 |
特徴 |
| 向いている業務 |
売上台帳、進捗管理表、各種マスタ更新、承認前の集計表など |
複数人で同時にデータを入力する機会が多く、読み取り専用によるストレスやデータ破損の発生を劇的に削減できます。 |
| 向かない業務 |
複雑な財務モデル単体、CADシステム連携、ローカル専用マクロで完結する個人作業 |
固有の高度な計算処理や、完全に単独で行う作業であるため、クラウドデータベース化するメリットが薄い領域です。 |
情シス部門や管理職には、該当するExcel業務の利用人数や更新頻度、破損リスクを明確な基準として、移行の優先度を決定することが求められます。
