中小企業こそ導入すべき！経費精算システムで実現するバックオフィス効率化

中小企業の経費精算業務には、多くの非効率性や悩みがつきものです。以下に、現場でよく見られる課題を整理してみましょう。

悩み1：人手不足！経理担当者がパンク寸前

中小企業では、経理担当者が、総務や人事、庶務など複数の業務を兼任していることが少なくありません。特に、決算月や月末・月初のタイミングでは、社員から提出された大量の経費申請書や領収書のチェックとそれを仕訳する作業に追われ、日中のほとんどが処理業務に費やされてしまいます。
また、承認フローが整備されていない場合、経理担当者が経費の妥当性を個別に確認したり、上長への承認依頼を都度フォローしたりする必要があるため、精神的・時間的な負担がかかってきます。結果として、会社全体のキャッシュフローの把握や、経営指標の分析といった本来の経理業務まで手が回らないという状況になっていることが少なくありません。

悩み2：紙！紙！紙！書類の山とハンコ文化

経費精算が紙ベースで運用されている企業では、出張旅費や備品購入に関する領収書、手書きの申請書、Excelを印刷した報告書などが積み重なっていきます。そのため、ファイリングや保管場所の確保もさることながら、過去の資料を探すのにも時間がかかり、申請された領収書が、誰が承認したのか分からなくなることも少なくありません。 また、承認手続きも、紙に印鑑を押す「ハンコリレー」で進めるケースが多く、上長が不在の場合には、処理が何日も止まってしまうこともあります。処理が止まると、業務スピードだけでなく、社内業務の効率性にも大きな影響を与えます。

悩み3：アナログ作業によるミスと不正のリスク

手入力による経費精算では、金額の転記ミスや日付の入力間違い、計算ミスなどが起こりやすく、確認作業に多くの時間を要します。
さらに、領収書の使い回しや実際には発生していない経費の申請など、不正の温床になりかねません。悪意がなくとも、経費規定に対する理解不足により、誤った申請がなされるケースもあります。領収書の申請ミスや不正は、企業の信用失墜につながる重大なリスクにつながります。

悩み4：経営判断に必要なデータが見えない

経費精算業務が紙で行われていると、誰がどのような目的で、いつ、いくら使ったのかという情報をリアルタイムで把握することは困難です。費目ごとの集計にも時間がかかり、経費の見える化が進まないことで、予算管理やコスト削減の打ち手も後手に回ってしまいます。
例えば、営業部の交通費が毎月増加していたり、ある部署だけ交際費が突出していたりする傾向を早期に把握できれば、すぐに対策を講じることができます。集計に何週間かかっていては、対応も遅れ、経営判断に悪影響を及ぼすことが懸念されます。

悩み5：法改正や働き方の変化についていけない

近年、電子帳簿保存法やインボイス制度の導入により、会計や経理業務に関する法改正が相次いでいます。法改正に対応するためには、デジタル化に対応した体制の整備が必要ですが、紙ベースの運用が根付いた企業にとっては大きな課題です。
また、テレワークや長期出張、直行直帰の外出が多い企業の場合、紙での申請は現実的ではありません。従業員が自宅や外出先からスマートフォンやパソコンで申請した経費を上司がオンラインで承認できる体制がなければ、業務が滞ってしまいます。

経費精算システムは、多くの従業員を抱える企業向けと思われがちですが、実はリソースに限りのある中小企業にこそ導入のメリットがあります。
以下に、その導入効果を最大化する5つの理由を解説します。

理由1：【生産性向上】少ない人数で、もっと多くの仕事を

中小企業では、経理・総務・人事といったバックオフィス業務を少人数で回しているケースが多く、経費精算の負担が大きいです。経費精算システムを導入することで、申請から承認、精算までのフローが自動化、効率化され、処理にかかる時間を大幅に短縮できます。その結果、経理担当者は定型業務から解放され、資金繰りや財務分析、業務改善などの付加価値の高い本来注力すべき業務に集中することが可能です。

理由2：【コスト削減】目に見えるコストも、見えないコストも削減

経費精算システムの導入によって実現する「ペーパーレス化」は、印刷代や用紙代、ファイリング文具、保管スペースなどの物理的コストの削減に直結します。また、経費精算にかかる作業時間の短縮は、担当者の残業削減や業務負担軽減にもつながり、人的コストの削減にも効果的です。さらに、手入力によるミスや不正申請の防止により、目に見えにくい損失の発生も抑止できます。

理由3：【内部統制強化】会社の信用と資産を守る

経費精算をアナログで行っていると、承認フローの不明確さや申請内容の曖昧さから、不正が起こりやすくなります。経費精算システムを導入すれば、申請から精算までのプロセスを一元管理でき、誰がいつ、どのような申請・承認を行ったか履歴が残ります。一元管理化により、チェック体制の強化や不正抑止が図れ、社内のガバナンス強化にも寄与します。

理由4：【DX推進】バックオフィス変革の第一歩に

経費精算業務のデジタル化は、バックオフィス全体のDX（デジタルトランスフォーメーション）を進めるうえで非常に効果的です。紙やExcelで行っていた経費処理を経費精算システムに移行することで、デジタル化への意識が高まります。意識が高まることで、会計システムや給与計算、勤怠管理など、他の業務領域へのIT導入も促進されやすくなります。

理由5：【従業員満足度UP】面倒な作業から解放される

経費精算は、申請する一般社員にとっても負担となる業務のひとつです。紙の申請書への記入や領収書の提出、上長の承認印をもらうための対応などが手間です。経費精算システムを導入することで、スマートフォンやパソコンから簡単に申請できるようになり、外出先や移動中でも対応が可能となります。
そのため、従業員のストレスを軽減し、従業員満足度の向上を叶えられます。

中小企業が経費精算システムを選ぶ際には、いくつかの重要なポイントを押さえておくことで、導入後の失敗を防ぎ、効果を最大限に引き出すことができます。
ここでは、中小企業が経費精算システムを選ぶ際に考慮すべき7つのチェックポイントをご紹介します。

ポイント1：費用対効果 - 本当に元が取れるか？

経費精算システムの導入にあたっては、イニシャルコストやランニングコスト、オプション費用などをしっかりと確認しましょう。無料プランや低価格プランの有無もチェックし、自社の予算規模に合ったシステムを選ぶことが重要です。

ポイント2：機能 - 必要十分か？過剰ではないか？

会社の規模や業務に応じて必要な経費精算を機能が揃っているかを確認しましょう。例えば、交通系ICカード連携や会計ソフト連携、スマホアプリ対応、電子帳簿保存法対応、インボイス制度対応など、自社に必須の機能を洗い出します。

ポイント3：使いやすさ - ITが苦手な人でも使えるか？

ITに不慣れな従業員でも簡単に使える機能かどうかは、システム導入の成否を左右する重要な要素です。直感的で分かりやすいインターフェースであるか、マニュアルを見なくても基本的な操作ができるかなどを確認しましょう。

ポイント4：サポート体制 - 困ったときに頼れるか？

導入時の設定支援や電話やメールでの問い合わせ対応、FAQの充実度など、導入後も安心して利用できるサポート体制があるかを確認しましょう。特に、IT専任の担当者がいない中小企業にとっては、手厚いサポート体制が不可欠です。

ポイント5：法改正への対応力 - 将来も安心か？

電子帳簿保存法やインボイス制度など、経理業務に関わる法改正は頻繁に行われます。これらの法改正に柔軟かつ適切に対応してくれるシステムを選ぶことが、将来にわたって安心してシステムを利用するために重要な要素です。

ポイント6：セキュリティ - データは安全か？

経費精算システムには、会社の重要な財務情報や従業員の個人情報などが登録されます。データの暗号化やアクセス権限設定、バックアップ体制、サーバーの安全性など、セキュリティ対策が信頼できるレベルかの確認は非常に重要です。

ポイント7：導入実績と口コミ - 他の中小企業はどう評価しているか？

同じ業種や同じ規模の中小企業での経費精算システム導入実績を確認することで、自社への適用可能性を判断する材料になります。

経費精算システムの導入を成功させるためには、事前の準備と計画的な進め方が重要です。ここでは、中小企業が、システム導入を成功させるための4つのコツをご紹介します。

コツ1：目的を明確にし、社内で共有する

経費精算システムを導入する理由や目的を明確にし、経営層だけでなく実際にシステムを利用する従業員にも共有することが重要です。目的を共有することで、システム選定の軸が定まり、導入後の利用促進にもつながります。

コツ2：スモールスタートで効果検証

最初から全社的に導入するのではなく、まずは特定の部署や少人数で試験的に導入し、操作性や効果を検証するのがいいでしょう。実際に利用することで、システムの使い勝手や、自社の業務フローとの適合性などを確認でき、本格導入時のリスクを軽減することができます。

コツ3：導入・運用ルールを決めておく

システム導入前に、システム利用に関する社内ルールを明確にしておくことが重要です。例えば、領収書の提出方法、承認フロー、経費として認められる範囲などを具体的に定めることです。ルールを明確にすることで従業員が迷うことなくシステムを利用できるようになります。

コツ4：補助金の活用を検討する

中小企業がITツールを導入する際に利用できる補助金制度があります。例えば、IT導入補助金などを活用することで、経費精算システムの導入費用の一部を抑えられます。補助金を活用することで、初期費用を抑えシステム導入のハードルを下げることができます。

バックオフィス業務の
支出管理を支援する、
支出管理クラウド

※バックオフィス業務とは経理や総務、人事、法務、財務などといった直接顧客と対峙することの無い社内向け業務全般を行う職種や業務のこと