経費精算の効率化はシステム導入から。失敗しないための7ステップ【管理職必見】

アプローチ①：社内規定の見直し

まず考えられる方法が、経費精算に関する社内規定・マニュアルの見直しです。申請手順や承認ルールを整理して周知徹底すると、業務の円滑化およびミスの減少を期待できます。

経費精算のような事務作業は、ベテラン社員でもルールをよく知らないまま「何となく」で進められやすい性質を持ちます。見直しにより全社員が改めてマニュアルを意識する好機となり、業務効率の底上げにつながるでしょう。

社内規定の再整備は、経費精算の仕組み自体を大きく変えるものではありません。このため効果は限られますが、取り組みやすさが大きなメリットです。

アプローチ②：法人カード・キャッシュレス決済の活用

現金の取り扱いが多い場合は、キャッシュレス化を検討しましょう。法人カードや交通系ICカードを導入すると現金が不要になるだけでなく、使用履歴や乗車区間などの記録が自動で残るため、申請や確認、精算の手間を大幅に減らせます。

しかし、紙やExcelベースでの経費精算では、せっかく利用明細がデータで残っても書き写しや手入力が発生し、二度手間となる点がネックです。

現金処理の削減自体は効率化の有効な手段ですので、キャッシュレス化を進めたうえで、申請フロー全体のデジタル化を検討するとよいでしょう。

アプローチ③：経費精算システムの導入【根本的解決策】

経費精算システムは申請から承認、仕訳までオンラインで進められるツールです。

具体的には、領収書をスマートフォンで撮影すると内容が自動でシステムに反映され、申請だけでなく承認もスマートフォンで処理できます。外出先でも処理を進められるため、後回しを抑止できるでしょう。また、会計システムと連携すれば仕訳も自動で反映されます。

システムを導入すると、ペーパーレス化や、手作業・確認の手間・ミスの大幅削減を期待でき、経費精算業務を抜本的に改善できます。

次章からは、システム導入の具体的な流れをみていきましょう。