レガシーな基幹システムを捨てずにクラウド化する方法｜低コストな3つのステップ

そこで有効な解決策となるのが、「クラウド拡張」です。クラウド拡張とは、会計や在庫、マスタといった企業の重要な正本データは既存の基幹システムで安全に管理したまま、日々の入力や承認、社外からのアクセス、スマートフォン対応、データの集計といった、現場が直接触れる業務をノーコードのクラウドデータベース側に任せる手法です。

クラウド拡張を進める手順は、次の3つのステップに集約されます。

• ステップ1：
• 基幹システムに残す範囲とクラウドで補う業務を明確に切り分ける
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• ステップ2：
• クラウドデータベースをフロントエンドとして画面、ワークフロー、アクセス権限を設計する
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• ステップ3：
• API連携やファイル連携を用いて段階的にシステムをつなぎ、運用のガバナンスを固める

こうした設計は、API連携に対応したノーコードのクラウドデータベースを用いることで、全面刷新に代わる現実的な選択肢になります。

3つのステップの全体像をはじめに理解しておくことで、管理職や情シス部門が社内に対し、クラウド拡張のメリットをわかりやすく説明できるようになるでしょう。

全面リプレイスに踏み切れない一番の理由は、想像以上に膨らんでいくコストです。高額なライセンス費用だけでなく、自社の業務に合わせるための多大なカスタマイズ費用や、過去の膨大なデータを移行する費用がかかります。また、新旧システムを並行して動かす期間は現場に二重の入力負荷がかかり、外部のベンダーや社内の特定の担当者が持つノウハウへの依存度も高くなってしまいます。

さらに、新しいシステムへの切り替え時に万が一トラブルが発生すると、業務が滞り、企業経営に大きな影響を及ぼしかねません。要望が次々と増えてプロジェクトの範囲が肥大化し、現場が疲弊していくことも大きな問題です。

古いシステム特有の技術的な制約も行く手を阻みます。例えば、COBOLなどの古い言語で開発されたシステムを直せる人材が不足していることや、製品サポート終了に伴う延長保守費の高騰、外部連携用のAPIに対応していないこと、過去の仕様書が残っていないことなどが挙げられます。

経済産業省がこれまでに公開した「DXレポート」でも指摘されている通り、システムが老朽化してブラックボックス化することは、業務の属人化やメンテナンスコストの高騰を招き、他システムとの連携を難しくするため、企業の競争力を低下させる大きなリスクとなります。

とはいえ、一括移行を見送ったままでは現場や管理職の不満は解消されません。しかし、いまの基幹システムを無理に置き換える必要もありません。システムの本体は維持したまま、現場が求める「使いやすい画面」「リモートワーク対応」「柔軟な承認ルート」を確実に実現するアプローチが、次にご紹介するクラウド拡張です。

参考：経済産業省が過去に公開した「DXレポート」
　– 「DXレポート～ITシステム「2025年の崖」の克服とDXの本格的な展開～」（2018年9月発行）
　– 「DXレポート2（中間取りまとめ）」（2020年12月発行）
　– 「DXレポート2.1（DXレポート2追補版）」（2021年8月発行）
　– 「DXレポート2.2（概要）」（2022年7月発行）

従来のクラウド移行では、いまのシステムをそのままクラウド環境へ載せ替える「リホスト」、ミドルウェアなどの基盤だけを新しくする「リプラットフォーム」、プログラム自体をクラウド向けに書き直す「リファクタリング」、あるいは全く別の新しいクラウドサービスへ買い替える「リプレイス（リパーチェス）」といった手法が選ばれます。これらはいずれも、基幹システムそのものをすべてクラウド環境へ引っ越す、または買い替えるというアプローチです。

これに対してクラウド拡張は、基幹システムを"引っ越さない"点が決定的に異なります。データの土台は既存システムに残し、現場が触れる画面だけをクラウド側に新設する——つまり"載せ替え"ではなく"足し算"のアプローチです。

クラウド拡張を行うことで、スマートフォンの画面で見やすいモダンな画面が手に入り、外出先や在宅勤務環境からでも安全にシステムを利用できるようになります。組織変更にも柔軟に対応できる承認ルートが作れるほか、複数の部署にまたがるデータをグラフなどで横断的に見える化することも可能です。

一方で、古いシステムの画面をただWebブラウザに映し出すだけのラッピング技術や、リモートデスクトップを利用して遠隔で画面を見るだけの方法では、操作性の根本的な解決にはなりません。それどころか、データの二重管理の手間が増えたり、通信の遅延によって運用の負担が重くなったりする課題が残ってしまいます。

そのため、データの自動連携を前提とした、フロント専用の使いやすいシステム設計が必要不可欠です。クラウド拡張は、現在の安定したシステムを守りつつ、業務効率やスピードを向上させる攻めを同時に満たす、中堅・中小企業にとっての第三の選択肢といえます。

従来のクラウド移行とクラウド拡張の主な違いは、以下の通りです。

まず、操作が難しく不親切な画面は、新入社員や派遣スタッフが使い方を覚えるまでの負担を大きくし、入力ミスの原因になります。最悪の場合、「システムが使いにくいから」という理由で若手社員が辞めてしまうことにもなりかねません。

また、社外や自宅からアクセスできない仕組みは、VPN接続などの手間が発生するうえ、利用可能な端末も限られるため、利便性とセキュリティの両立が難しくなるケースもあります。さらに、融通の利かない承認ルートも大きな問題です。承認経路を少し変更するだけでも情シス部門に改修依頼が発生するため、部署をまたぐような柔軟なフローを組むことができません。

データ処理が夜間のバッチ処理やCSVファイルの書き出しに頼っている環境では、日中にリアルタイムの数字を確認できず、結局は手作業によるExcel管理が増えていってしまいます。最新のクラウドツールと連携させたくても、基幹システムがAPIに対応していないため、情シス部門に対する修正要望ばかりが溜まっていくことになります。

たとえば、月末の締め日。在宅勤務の承認者が一人いるだけで「ハンコのために出社待ち」が発生し、経理の締めが半日ずれ込む——そんな"小さな停滞"の積み重ねが、現場の残業と経営判断の遅れに直結していきます。

これにより、現場では「入力の遅れ」「承認が上司のところで止まる」「同じデータを何度も入力する」といった問題が起き、経営陣にとっても「データが古くて今の状況がわからない」という経営判断の遅れにつながりかねません。情シス部門としても、その場しのぎの細かい改修に時間を取られ、トラブルが起きたときの原因究明が長引くといった負担に悩まされることになります。

こうした現場や経営層、情シス部門が抱える課題の解決につながるのが、クラウド拡張というアプローチです。次章では、クラウド拡張を実現するための3つのステップを確認しましょう。

ステップ1：基幹に残す範囲とクラウドで補う業務を切り分ける

最初のステップでは、現在のシステムと業務の状況を整理して、どこをクラウド拡張の対象にするか範囲を決めます。まずは、「今の基幹システムでしっかり確定させるべきデータ、帳票、夜間処理」と、「現場が日々困っている画面の操作、承認の手続き、社外で使いたいニーズ」をそれぞれ書き出してみましょう。

管理職の視点からは、「経費の申請」「外出先からの受発注入力」「リアルタイムの在庫確認」「経営陣向けの売上ダッシュボード」など、導入してすぐに効果が目に見えやすい業務を優先的に選定する必要があります。同時に情シス部門は、システム同士のつなぎ方、セキュリティの境界線、そしてどちらのデータを正しいもの（正本）とするかのルールを整理します。

ここで社内の合意を取るポイントは、システムを丸ごとリプレイスするのではなく、今のシステムを活かした拡張であることを、関係するメンバー全員にしっかりと理解してもらうことです。

ステップ2：クラウドデータベースをフロントエンドとして設計する

ステップ2では、ノーコードのクラウドデータベースを使って、現場の社員が毎日触れる使いやすい画面と仕組みを形にしていきます。スマートフォンやタブレットからでもストレスなく入力できる画面や、条件によるルート分岐・差し戻し・自動お知らせが簡単にできる柔軟な承認機能、さらには使う人に応じたアクセス権限や操作記録（ログ）の機能を設計します。

このステップでの役割分担は、情シス部門は、1回のログインで複数のシステムを使える設定（ID連携）や、IPアドレス単位のアクセス制限、二段階認証などのセキュリティ対策、ネットワークの構築、そして安全に本番環境へ反映させる手順作りに専念することです。一方で、実際の業務を行う部署のメンバーがプロトタイプ作成に参加し、使いやすい画面や業務フローを一緒に検討することが重要です。

予算・販売・経費・在庫・生産などの業務データは、クラウド上の「Slopebase」で一元管理しながら、データのグラフ化や業務の自動化を進めていきます。古い基幹システムの使いにくい画面を直接利用するのではなく、使いやすいWebやスマートフォン画面を提供することで、現場は早い段階で業務改善の効果を実感できるようになります。

ステップ3：基幹と段階連携し運用を安定させる

最後のステップでは、新たに構築したクラウドデータベースと既存の基幹システムを連携します。連携方法は、システムの仕様に応じて、APIによる自動連携やCSVファイルを使ったファイル連携、あるいは画面操作を自動化するRPAなどを柔軟に使い分けます。

情シス部門が判断すべき大切なポイントは、顧客マスタや売上データなどの管理ルール（どちらのシステムにあるデータを最新で正しいものとするか）、データを同期させる頻度、連携でエラーが起きたときの再試行や手動でのカバー手順、そして検証用のテスト環境の準備です。

運用をスムーズに進めるためには、いきなり全社で一斉にスタートさせるのではなく、特定の部署に対象を絞って小さく始めることです。スタートした後は、作業時間がどれくらい減ったか、入力にかかる時間がどれだけ短くなったか、エラーが何件起きたかなどの数字を測り、その実績をもとに他の部署や業務へと連携の輪を広げていくロードマップを作ります。

また、システムの変更管理や本番反映は情シス部門が主導し、予算の判断や部署間の調整は管理職がリードするという役割分担をはっきりさせておきましょう。数週間から数か月という短い期間で、まずは低コストで確実な成果を出すという姿勢がプロジェクト成功のために不可欠です。

また、個人情報や大切な取引先の情報については、クラウド側に余計なデータを持たせない工夫が必要です。システム同士をつなぐ接続キーなどの情報も暗号化し、定期的に新しいものへ更新します。

さらに、クラウド側と基幹システム側でデータが正しく一致しているかを確認するため、定期的にデータを突合する仕組みや、エラーが起きたデータだけを一時的に分けて処理する仕組みを設けることで、データの整合性を維持しやすくすることも重要です。システム連携の過程で一部の二重入力が残る場合は、現場の運用ルールを明確に定めておきましょう。

こうした対策を講じておくことで、将来的に基幹システム自体を最新のものへリプレイスする、あるいは段階的にクラウドへ引っ越すとなったときにも、現場が使っているフロント側の仕組みをそのまま活かしながら移行を進められます。その結果、将来の移行コストや運用負荷の削減にもつながります。

情シス部門が現場から要望に応じて、その場しのぎの個別改修を繰り返す状態から抜け出すためにも、データの項目定義、名前の付け方のルール、ログの保管期間、トラブル時の連絡ルートなどを整理した標準連携テンプレートや運用チェックリストを整備し、社内で共通化しておくことが求められます。

【Before：クラウド拡張導入前の課題】

D社では、15年前に導入した古い基幹システムを長年利用していました。システムを全面刷新するには、莫大なコストと約2年の導入期間が必要と見込まれたため、リプレイスには踏み切れずにいたといいます。

その一方で、古い画面による入力ミスや、外から受注確認や経費申請ができない点、在宅勤務時でも承認のためにわざわざ出社しなければ業務が止まってしまう点が、大きな課題となっていました。

【After：クラウド拡張導入後の効果】

D社はシステムの全面刷新ではなく、現場が利用する画面としてノーコードのクラウドデータベースを追加する「クラウド拡張」の方法を選択。現場の不満が特に強かった受注入力と経費申請に的を絞り、わずか2か月でスマートフォン対応の入力画面と承認フローを構築しました。

入力されたデータは既存の基幹システムへ1時間ごとに自動連携される仕組みとし、基幹システム側は会計や在庫の正しいデータを管理する土台として、変更を加えずにそのまま残しました。

情シス部門の担当者は、「セキュリティの確認や、安全な運用の統制に集中できるようになり、コストも全面刷新に比べて10分の1以下に抑えられた」と評価しています。

また、プロジェクトを主導した管理職は、「データの正本はこれまでの基幹システム側にあるというルールを徹底したことで現場の混乱を防ぐことができ、スマートフォンからワンタップで承認できる環境を短期間で実現できた」と振り返っています。

※本事例は実際のケースを基に、特定できない形に加工して紹介しています。

Q. レガシーシステムをクラウド化するとは、全面リプレイスと同じ意味ですか。

A. いいえ、異なります。全面リプレイスは既存システムを新しいシステムへ置き換える方法です。一方、クラウド拡張は既存の基幹システムを活かしたまま、現場が利用する画面や機能だけをクラウドで新しく追加するアプローチです。

Q. 「クラウド拡張」とは具体的に何をしますか。

A. 会計や在庫などの重要なデータは基幹システムで管理し続けながら、使いやすい入力画面やスマートフォン対応機能、承認ワークフロー、データ集計・可視化の機能をクラウド上に構築します。

Q. 基幹システムを残したまま、社外やスマホから業務できますか。

A. はい、可能です。クラウド上に作った新しい画面を通じて、外出先や自宅からでも安全にスマホで仕事や承認業務を行えるようになります。

Q. クラウド拡張にかかる期間とコストの目安はどの程度ですか。

A. 対象業務を絞って段階的に導入することで、数週間から数か月という短い期間かつ、費用を抑えてスタートできます。

Q. 将来的に基幹をリプレイスする場合、クラウド拡張は無駄になりませんか。

A. 基本的には無駄になりません。クラウド拡張で構築した入力画面や承認の流れはそのまま活用しながら、将来的にバックエンドの基幹システムのみを段階的に刷新することも可能です。

まずは基幹システムに残す仕事とクラウド化する仕事を切り分け、現場が使いやすい画面と承認ルートを設計し、段階的にシステムをつないで運用ルールを固めるという3つのステップを踏むことで、コストと時間をかけずに、安全で快適なデジタルワークの環境を整備できます。

既存の基幹システムを活かしながら、現場主導かつ低コストにノーコードで実現できるDXの具体的なステップや全体像について、さらに詳しく知りたい方はこちらのページもぜひご覧ください。
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