〈 トピックス 〉
DX推進やテレワークの普及により、業務に合わせて部門単位でSaaSを導入する企業が増えてきました。しかし、現場業務の利便性が高まる一方で、情シス部門ではアカウント管理やセキュリティ対策、運用負荷の増大といった課題が顕在化しています。
本記事では、このような「SaaS疲れ」から抜け出す方法として、「減らすIT」と「まとめるIT」の2つの考え方と、具体的な解決ステップ、「まとめるIT」を実現する統合型プラットフォームの選び方を紹介します。
01
これまでは、業務ごとに最適なツールを個別に選ぶ「ベストオブブリード」の手法が主流でしたが、ツールの数が増えすぎたことで、データのバラバラ感や管理の手間がメリットを上回ってしまうケースも少なくありません。
そこで重要になるのが、無駄な契約を解約して管理対象を最小限に絞り、データが一元化されたオールインワンシステムに集約することです。これにより、アカウント管理やデータの確認作業を大幅に軽減できます。
「削減」と「統合」の二つを同時に進めることが、SaaS疲れから脱却し、情報システム担当者が本来のクリエイティブな仕事に戻るための現実的な解決策といえるでしょう。
02
現場の判断で情シス部門の許可を得ずに導入される「シャドーIT」は、管理の大きな壁となります。各部署が独自の予算でチャットツールやクラウドサービスを契約し、業務で利用されているケースは多いです。
情シス部門が把握していないシステムがあるということは、企業や組織にとって「誰がどこに大事な情報を置いているかわからない」状態を意味します。どの部署がどんな機密情報をクラウドに保存しているか明確でなければ、企業や組織のルールは守られず、セキュリティ管理は機能しないでしょう。
また、特定の担当者しか操作方法を理解していないツールの場合、その社員が異動や退職をした際に、システムの運用状況が誰にも分からなくなる恐れがあります。こうした状態はシステムのブラックボックス化を招き、トラブル発生時に情シス部門が正しく対応できず、セキュリティリスクを高める要因となります。
SaaS管理において頻繁に発生し、かつ深刻な影響を及ぼすのが、退職者のアカウント削除漏れです。システムの数が膨大になると、社員ひとりの退職に伴って削除すべきIDの数も増加し、数十件に上ることも珍しくありません。
実際に、7割以上の企業で使っていないアカウントが放置されており、その結果、毎月5万円以上の無駄な費用を支払っている企業が半数近くに達しているという調査結果（出典：2022年度SaaS利用実態調査 - 株式会社メタップスホールディングスのプレスリリース｜PR TIMES）もあります。
さらに深刻なのは、セキュリティ上のリスクです。消し忘れたアカウントは、外部の攻撃者にとっての絶好の侵入口になりかねません。過去には、退職した社員が以前のパスワードを使ってサーバにアクセスし、数百万件もの顧客情報を盗み出した事件も起きています。
このように、アカウント管理体制の不備はセキュリティ面とコスト面の両方に悪影響を及ぼし、情シス部門担当者にとって大きな負担となっています。
それぞれの業務に最適なSaaSを導入するという「ベストオブブリード」型の環境では、ツール同士を連携させるためにAPI連携が多用されます。
営業管理ツールと会計ソフトをAPIで接続し、データを自動で連携させる仕組みは便利ですが、システム全体の構成は複雑になり、維持管理の負担が増えてしまいます。
いずれかのサービスがアップデートされたり、設定が変更されたりするたびに、連携に問題ないかを確認し、不具合があれば修正しなければなりません。
複雑に絡み合ったシステムは、連携の仕組みを設計した担当者が異動・退職すると、システムの仕組みを理解できる人がいなくなり、環境がブラックボックス化してしまうケースもあります。
本来は業務を効率化するための連携機能が、結果として情シス部門の管理負担を増やし、運用リスクを高めてしまうことも少なくないのです。
03
減らすITの出発点は、全社的なアカウントの棚卸しです。情シス部門が把握している契約数と、実際に稼働しているアカウント数のギャップを正確に把握しなければなりません。棚卸しの際、単に契約の有無を確認するだけでなく、最後にいつログインされたかという稼働実態を確認することが重要です。
棚卸しを効率的に進めるためには、SaaSを以下の「データ非依存型」と「データ依存型」の2つに分類して管理する手法が有効です。
データ非依存型SaaS：
Microsoft Officeのライセンスやオンライン会議用Zoomなど、アカウントを削除してもデータ自体は失われず、再発行が容易なツール。データ非依存型SaaSは利用形跡がなければ、アカウントを削除しても問題ないことがほとんどです。
データ依存型SaaS：
デザインツールのFigmaやチャットツールSlackなど、個人の作成したドキュメントやメッセージがアカウントに紐付いているツール。データ依存型SaaSを不用意に消すと業務に支障が出るため、慎重な確認が必要です。
棚卸しの手順として、まずSaaSからアカウント一覧をCSVで出力し、最終ログイン日時を確認します。次に、長期間利用がないユーザーに対して削除の可否を問い合わせます。その際、「消して困る人だけ返信してください（返信なければ削除）」といったアナウンスをすることで、確認の手間と時間を大幅に短縮できます。
棚卸しによって利用実態が明らかになったら、次はツールの選別を行います。特に、全社で導入しているSaaSがあるにもかかわらず、一部の部署が類似機能のツールを別途契約している場合は、削減の最優先候補となります。
削減の基準を設ける際は、以下の3点を参考にしてみてください。
解約を進める際は、現場からの反発が予想されますが、セキュリティリスクの低減とIT予算の最適化という全社的なメリットを提示し、経営層を巻き込んで進めることが重要です。
また、「削減によって生まれた予算を、より戦略的なDX投資へ振り向ける」という、前向きなメッセージを発信することも有効です。
整理できた環境を維持するためには、新たな導入に対する明確なルール作りが欠かせません。全社統一のSaaS導入ガイドラインは、現場を邪魔するものではなく、安全にITを活用するための“ガードレール”のような役割を果たします。
ガイドラインに盛り込むべき必須項目として、以下の内容が挙げられます。
管理基準を策定し、導入前に情シス部門によるアセスメントを義務付けることで、無秩序なSaaS乱立にブレーキをかけることができます。
04
各分野で最も優れたツールを組み合わせる「ベストオブブリード」は、個々の現場のパフォーマンスを最大化する手法としては有効でした。しかし、システムが多極化することで、データが各ツールの中に閉じ込められる、「データの分断(サイロ化)」という致命的な欠点が生じます。
例えば、顧客データがSFAにあり、売上データが会計ソフトにあり、サポート履歴が別のチャットツールにある場合、経営者は会社の現状をリアルタイムで把握することができません。データを統合する際に情シス部門が各SaaSからデータを吸い上げ、Excelで加工してレポートを作る作業は、現代のスピード経営において大きな足かせとなります。
また、システムごとに操作画面が異なるため、社員は複数のツール操作を覚える必要があり、組織全体の習熟コストや業務負担を増やす要因にもなっています。
複数のSaaSを個別に連携させるのではなく、販売管理、在庫管理、会計、人事などの基幹業務を一体的に管理できる「統合プラットフォーム」へ集約することには、大きなメリットがあります。すべての業務プロセスが単一のデータベース上で完結すれば、情報の食い違いや矛盾が発生しにくくなるでしょう。
また、統合パッケージの導入は、単なるツールの変更ではなく、業務を業界のベストプラクティスに合わせて標準化する絶好の機会にもなります。統合システムへの移行によって、組織全体の生産性の向上が期待できるでしょう。
さらに、ベンダーとの契約やサポート窓口が一元化されるため、障害発生時の原因切り分けや支払い管理の事務負担も大きく軽減されます。
情シス部門の運用負荷を軽減する上で、特に効果が大きいのが「マスタデータの一元化」です。
システムがバラバラな状態では、新しい顧客や商品が追加されるたびに、それぞれのSaaSに対してマスタデータを登録・更新しなければなりませんでした。一方で、統合システムであれば、一つのマスタを更新するだけで、関連するすべての機能に変更が即座に反映されます。これにより、データの二重入力や更新漏れといったミスを防ぐことができます。
マスタデータの一元化によって生まれた時間は、データを活用した意思決定支援や、新しいIT施策の企画など、より付加価値の高い業務へと振り向けることが可能です。
05
統合型プラットフォームは標準機能が充実していることが前提ですが、それだけでは不十分です。多くの企業や組織には、競争力の源泉となっている、独自の業務フローや運用ルールが存在します。そのため、パッケージの型に業務を無理やり合わせるのではなく、必要に応じて柔軟にカスタマイズや拡張ができる自由度があるかを確認しなければなりません。
特に大事なのが、システムの拡張性です。ビジネスの成長に伴って扱うデータ量が増えた際、システムを止めることなくスムーズに機能を追加できるかどうかが重要です。
また、ローコード開発機能を備えているプラットフォームであれば、現場の細かな要望に対して情シス部門が迅速に応えることができ、システムへの満足度と定着率を高めることができます。
システム統合が失敗する最大の原因は、現場から「使いにくい」という不満の声が出ることです。情シス部門が高い技術力で構築したシステムであっても、現場の社員が操作に迷い、入力にストレスを感じるようであれば、結局は元のバラバラなSaaSへと戻ってしまう可能性があります。
そのため、選定の際には実際に利用する他部門のユーザーを巻き込み、デモンストレーションや試用を行いながら、以下のポイントをチェックすると良いでしょう。
説明なしで使えるか：
マニュアルを読まなくても、次に何をすればいいか直感的にわかるか。
スマホでも使えるか：
外出先や移動中でも、パソコンと同じように操作できるか。
ガイドが表示されるか：
画面上に操作の手順を案内する機能があり、誰でも迷わず入力できるか。
操作性が優れたシステムは、教育コストを下げ、情シス部門への問い合わせを大幅に減らす効果も期待できます。
統合システムは導入して終わりではなく、導入後に長い運用期間が始まります。そのため、システムそのものの性能に加え、提供ベンダーの信頼性と将来性も選定基準となります。
まず、トラブル発生時のサポート体制が万全であるか、自社と同じ規模での導入実績が豊富であるかを確認しておきましょう。
さらに重要なポイントは、ベンダーが継続的に機能アップデートを行っているかです。法改正への迅速な対応や、最新技術の取り込みが自動的に行われるプラットフォームであれば、情シス部門が自力で対応を検討する負担がなくなります。
ベンダーの開発ロードマップなども確認し、自社の成長を長期的に支えてくれるパートナーになり得るかを見極めることが大切です。
06
統合型業務プラットフォームにより、社員はひとつの画面からあらゆる業務にアクセスできるようになります。勤怠入力、経費精算、ワークフローの承認、顧客情報の閲覧、在庫の確認といった業務が、すべて同一のインターフェース上で完結します。
これにより、複数のタブを行き来したり、それぞれのSaaSにログインしたりする手間は大幅に減ります。データのコピーや二重入力といった作業も不要になり、一度入力した情報が関連する業務へ自動的に連携される仕組みが整います。このような環境は業務効率を高めるだけでなく、社員のストレス軽減や生産性向上にもつながるでしょう。
情シス部門にとっても、個別のツールの仕様変更や連携トラブルに振り回されることがなくなり、共通のプラットフォーム上で安定したサービス提供が可能になります。
統合型業務プラットフォームの大きなメリットの一つが、アカウントの一元管理です。入社時には一つのIDを発行し、必要な権限を設定するだけで業務システムの利用が開始できます。退職時にはそのIDを無効化することで、すべての業務機能へのアクセス権を一括で停止できます。
IDの一元化により、情シス部門の懸念事項であったアカウント削除漏れのリスクは大きく低減できるでしょう。
また、誰がいつデータにアクセスしたかのログも、一元的に取得できるため、監査の際も複数のツールからログをかき集める必要はありません。ボタン一つで必要なレポートを出力できる環境は、企業全体のガバナンス強化にもつながります。
統合型業務プラットフォームへの移行は、情シス部門の働き方改革にも貢献します。従来のようにバラバラなSaaSを運用している環境では、それぞれのツールの専門知識が必要になり、業務が属人化しがちでした。
プラットフォームが統合されることで、運用ノウハウが共通化され、チーム内での相互バックアップが可能になります。単純な管理作業やトラブル対応から解放されることで、情シス部門は企業のDX推進の司令塔へと変わることができます。蓄積された全社的なデータを分析し、経営判断に役立つ洞察を提供したり、新しいビジネスモデルを提案したりすることも可能です。
「守りのIT」に費やしていたエネルギーを「攻めのIT」へと転換することで、情シス部門はコストセンターではなく、企業価値を高めるプロフィットセンターへと変化していくでしょう。
07
こうした削減と統合の取り組みを段階的に進めることで、情シス部門は日々の煩雑な運用作業から解放され、本来担うべき、企業の成長を支えるデジタル戦略の立案へリソースを注げるようになります。シンプルで管理しやすいIT環境の再構築は、担当者の負担を劇的に減らすだけでなく、データに基づいた経営を実現し、会社の競争力を高めるための確かな土台となるはずです。
08
バックオフィス業務の
支出管理を支援する、
ノーコード・クラウドデータベース
※バックオフィス業務とは経理や総務、人事、法務、財務などといった直接顧客と対峙することの無い社内向け業務全般を行う職種や業務のこと
この記事を書いた人
デジタルマーケティングやIT領域を中心に、年間200本超のライティング、100本以上の編集を担当。特に基幹業務系ソリューションやITインフラ、情報セキュリティに関する技術解説や導入メリット、導入事例に精通し、企業のDX推進や業務効率化に関する専門記事を多数執筆。行動経済学の知見をベースに、専門的なテーマでも初心者から専門職層まで伝わる記事作成・編集を実施。
