〈 トピックス 〉
棚卸は、多大なリソースを投入しながらもヒューマンエラーがつきまとい、経営データとの差異に頭を悩ませる原因となりがちです。
特に、バックオフィス部門の管理職の方々にとっては、棚卸業務の精度向上と効率化は常に重要な経営課題のひとつでしょう。
本記事では、単なる棚卸業務の効率化に留まらない、企業の競争力を根本から強化する「在庫管理DX戦略」について、最新トレンドを踏まえながら、具体的なステップで解説します。
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真のDXとは、在庫を正確に「見える化」するだけでなく、AIやIoTを活用して未来の需要を「予測」し、最適な在庫水準へと「最適化」することにあります。システム導入と現場が一体となった組織作りにより「リアルタイム在庫」を実現することが成功の鍵です。では、なぜ今、これほどまでに棚卸業務の変革が急がれているのでしょうか。
現場の運用に合わないシステムの失敗を防ぐには、現場主導で柔軟に改修できるノーコードで実現できるDXが有効です。プログラミング不要で自社に最適な在庫管理ツールを構築・定着させる具体的な方法は、こちらのページをご覧ください。
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2025年以降、企業を取り巻くビジネス環境は、これまで以上に予測困難なものとなるでしょう。具体的なリスクとして、以下の点が挙げられます。
地政学リスクの高まりや自然災害の頻発により、原材料の調達や製品の輸送に予期せぬ中断が生じる恐れがあります。予期せぬ中断は、必要な時に必要なだけ在庫を確保する「ジャストインタイム」方式の脆弱性を露呈させ、過剰在庫または欠品のリスクを高めます。
また、消費者の購買行動はオンライン化の進展により多様化し、トレンドの変化も加速しています。結果として、製品ライフサイクルが短くなり、在庫が陳腐化するリスクが高まっています。
さらに、少子高齢化に伴う労働人口の減少は、棚卸作業のような肉体労働を伴う業務において、必要な人員の確保が困難です。熟練した作業員の退職は、業務品質の維持に影響を与える可能性もあります。
このような外部環境の変化に対し、従来の在庫管理手法は限界です。過去のデータや経験に頼った管理では、変化の激しい現代において最適な在庫水準を維持することは極めて難しいといえます。
多くの企業では、棚卸差異を誤差として許容する風潮が未だに見られます。しかし、棚卸差異の発生は、単なる数字のずれに留まらず、以下3点のような深刻な経営損失につながりかねません。
1つ目は機会損失です。在庫が正確に把握できていない場合、実際には在庫があるにもかかわらず無いと誤認し、販売機会を逃す恐れがあります。また、需要予測の精度が低いために必要な時に商品がなく、顧客満足度を低下させ、長期的な売上機会の損失につながることもあげられます。
2つ目はキャッシュフローの悪化です。過剰な在庫は製品が売れるまでの間、企業の資金を固定化させます。資金の固定化は、仕入れた商品の代金支払いや保管費用、保険料といった形でキャッシュアウトを引き起こし、資金繰りを圧化する大きな要因となります。
3つ目は人的資本の浪費です。精度の低い手作業による棚卸は、多くの時間と人員を必要とします。特に、経験豊富な従業員や管理職が単純なカウント作業に駆り出されることは、本来注力すべき戦略的な業務から遠ざけられることとなり、企業の人的資本を浪費しているといえます。
人的浪費による損失は、棚卸差異の数字だけではわからず、経営の根幹を揺るがす深刻な問題です。
在庫管理におけるDXの本質は、単に在庫数を正確に「見える化」することに留まりません。真のDXは、その「見える化」されたデータを活用し、未来の需要を「予測」し、最適な発注量や在庫水準を「最適化」することにあります。
需要の予測をし、最適化することにより、企業は欠品による機会損失を防ぎ、過剰在庫によるコストを削減し、キャッシュフローを改善させることが可能になります。在庫管理DXは、企業の利益を最大化し、競争力を強化するための不可欠な経営戦略です。
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棚卸は、主に2つの目的で行われます。
ひとつは、企業会計原則に基づき、貸借対照表上の「棚卸資産」を正確に評価するための「財務諸表の確定」です。諸表の確定は、株主や税務署など、外部ステークホルダーに対する説明責任を果たす上で極めて重要です。
もうひとつは、日々の入出庫記録と実際の在庫数との間に生じる差異を把握・改善し、在庫精度を維持することです。在庫制度を維持することにより、適切な発注計画や生産計画が可能となり、業務効率の向上を可能にします。
棚卸には、主に「帳簿棚卸」と「実地棚卸」の2つの方法があります。
「帳簿棚卸」は、システムや帳簿上の入出庫記録に基づいて理論上の在庫数量を算出する方法です。一方、「実地棚卸」は、実際に倉庫や店舗にある商品をひとつずつ数え、現物の在庫数量を確認する方法です。
定期的に実地棚卸による現物確認が必要な理由は、帳簿棚卸だけでは、商品の紛失、盗難、破損、入力ミスといった帳簿では捉えきれない差異を検出できないためです。実地棚卸は、帳簿在庫と実在庫の乖離を是正し、帳簿棚卸の精度を担保する上で欠かせない役割を担います。
実地棚卸の実施方法には、「定期棚卸」と「循環棚卸」の2種類があります。それぞれのメリット・デメリットを理解し、自社の事業モデルや取扱商材に最適な手法を選択しましょう。
| 手法 | メリット | デメリット | 適した企業 |
|---|---|---|---|
| 定期棚卸 | 全ての在庫を一斉に把握できる | 作業期間中は入出荷を停止する必要がある 短期間で大量の人員が必要 |
在庫点数が少なく、入出荷の停止が容易な企業 |
| 循環棚卸 | 業務を止めずに棚卸が可能、差異発生時に原因究明がしやすい | 全体像の把握に時間がかかる | 在庫点数が多く、常に入出荷が発生する企業、高額品や管理が難しい商品を扱う企業 |
事業の特性や商品の性質、投入できるリソースを考慮し、最も効果的な手法を選ぶことが大切です。
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棚卸は、事前の準備がその成否を大きく左右します。
まず、棚卸の統括責任者を明確にし、各部門の担当者、役割、責任範囲を明確に定めます。次に、棚卸実施日や事前準備期間、人員配置、作業終了後のデータ入力・分析期間まで、詳細なスケジュールを作成し、関係者全員で共有します。さらに、作業手順や注意点、緊急時の対応などを具体的に記載した、誰が読んでも理解できる棚卸マニュアルを作成することが肝心です。
マニュアルができたら事前研修を行い、全員が正しい手順と注意点を理解していることを確認します。
現場での実践段階では、ヒューマンエラーを最小限に抑えるための具体的な工夫が求められます。「整理」「整頓」「清掃」「清潔」「躾」の5Sを徹底し、倉庫や作業スペースを常にきれいに保つことは基本です。
商品の保管場所を明確にするロケーション管理の標準化も、探す時間の短縮と誤配の防止につながります。また、カウント作業は必ず2人1組で行うダブルチェック体制を構築することで、単純な数え間違いや記録ミスを大幅に削減できます。棚卸タグを使用し、カウント済みか未カウントかを視覚的に識別できるようにするタグ方式の活用も最適です。
全面的なシステム導入が難しい場合でも、ハンディターミナルやスマートフォンアプリといったスモールスタートできるDXツールを活用すれば、バーコードを読み取るだけでデータ入力が可能になり、転記ミスをなくせます。
棚卸差異は単なるミスではなく、業務プロセスの問題点を示す「宝」と捉えることもできます。差異を修正して終わりにするのではなく原因を究明し、再発防止策を講じることで、継続的な業務改善につながります。
発生した差異について、「なぜ」「どこで」「どのように」発生したのかを深掘りが重要です。原因が特定できたら、具体的な再発防止策を策定し実行します。
例えば、入力ミスが多い場合は、入力画面の改善や研修の強化が考えられます。棚卸結果と差異分析、改善策をまとめたら、報告書を作成し経営層へ提出しましょう。提出が済んだら経営層は現状を正確に把握し、必要な投資判断や戦略策定に活用できます。
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DXの第一歩は、現状の業務を客観的に把握することから始まります。まず、在庫管理に関わる全ての業務プロセスを詳細に書き出し、フロー図として可視化します。この際、各プロセスで誰が、何を、どのように行い、どのくらいの時間がかかっているのかを具体的に洗い出します。次に、可視化されたプロセスの中から、時間・コスト・ミスが集中しているボトルネックを特定します。このステップは、後のシステム選定やテクノロジー導入の目的を明確にする上で不可欠となります。
ボトルネックが特定できたら、それを解消するための最適なシステムやツールを選定します。主なシステムには以下のものがあります。
在庫管理システムは在庫の入出庫や数量などを管理する基本的なシステムです。WMSは倉庫内のロケーション管理やピッキング指示など、より詳細な倉庫内業務の効率化に特化しています。
また、ERPは会計、人事、生産、販売、在庫など、企業活動に必要な全ての業務を一元的に管理するシステムです。これらのシステムは機能範囲や得意分野が異なるため、自社の課題解決に最も適したシステムを選びましょう。
最新テクノロジーは、在庫管理DXを次のレベルへと引き上げます。
電波を用いてタグの情報を非接触で一括読み取りする「RFID」は、棚卸を数分で終わらせることを可能にします。商品を載せた棚の重量変化から在庫数を自動検知する「IoT重量計」は、リアルタイムでの正確な在庫把握に有効です。
また、カメラで撮影した画像から商品を認識し、数量を自動カウントする「AIカメラ」は、検品作業の自動化に貢献します。
最新のテクノロジーは手作業を大幅に削減し、ヒューマンエラーを限りなくゼロに近づける可能性を秘めています。
在庫管理DXの究極の目標のひとつは、「リアルタイム在庫」の実現です。リアルタイムの実現は、仕入から販売、在庫まで全てのデータがシステム上で一元管理され、リアルタイムで更新される状態を指します。
リアルタイムの更新を実現するためには、導入した各システムやツールがシームレスに連携することが不可欠です。リアルタイム在庫は、精度の高い需要予測や発注最適化の基盤となります。そして、常に最新の在庫情報に基づいて意思決定できるため、欠品リスクを最小限に抑えつつ過剰在庫を防ぎ、経営資源の最適配分を可能にします。
どんなに優れたシステムを導入しても、それを使いこなす組織がなければDXは形骸化してしまいます。管理職は、システム導入後の組織作りと効果測定にも責任を持つ必要があります。
現場の一人ひとりがシステムを使いこなせるような教育体制を構築し、「在庫回転率」や「棚卸差異率」といった具体的なKPIを設定します。そして、導入後もPDCAを回し、常にシステムや業務プロセスを見直し最適化を図ることが、DXの効果を最大化し、持続的な改善を促す鍵となります。
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製造業A社（アパレル企業）は、多品種少量生産という特性上、棚卸作業に膨大な時間と人件費を要していました。そこで全ての商品にRFIDタグを導入し、ハンディリーダーで一括読み取りができるシステムを構築しました。
結果として、従来の棚卸時間を30%削減し、2日かかっていた棚卸作業が数時間で完了するようになりました。時間の短縮により、人件費の大幅な削減だけでなく、棚卸中の出荷停止が不要となり、販売機会の損失もなくなりました。
製造業B社（食品卸売業）は、担当者の勘に頼った発注により、過剰在庫による廃棄ロスが課題でした。そこで、過去の販売データや天候データなどを統合し、AIを活用した需要予測システムを導入しました。
導入後、過剰在庫を約20%削減することに成功し、廃棄ロスも大幅に減少しました。AI導入により、キャッシュフローが改善されただけでなく、データに基づいた客観的な発注が可能となり、属人性の排除にもつながりました。
在庫管理DXを推進する中で、多くの企業が失敗に直面しています。よくある失敗パターンに以下のようなものがあります。
まず、経営層や情シス部門が一方的にシステム導入を決定し、現場の業務実態に合わないシステムは定着しません。また、「とりあえず導入すれば何とかなるだろう」といった漠然とした目的でスタートすると、費用対効果が不明瞭になり、プロジェクトが頓挫しやすくなります。
最後に、システムを導入して終わりと考えてしまうケースです。導入後も運用方法の定着やトラブル対応など、継続的なフォローがなければシステムは使われなくなります。
これらの失敗を避けるためには、現場を巻き込み、明確な目的を持ち、導入後のサポート体制まで計画することが不可欠です。
現場の運用に合わないシステムの失敗を防ぐには、現場主導で柔軟に改修できるノーコードで実現できるDXが有効です。プログラミング不要で自社に最適な在庫管理ツールを構築・定着させる具体的な方法は、こちらのページをご覧ください。
➡小さく始めて、大きく育てる失敗しないDX
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単なる棚卸の効率化に留まらず、在庫管理DXは企業の競争力を根本から強化し、持続的な成長を可能にするための重要な経営戦略です。
管理職にとっては、本記事で得た知識を基に自社の在庫管理の現状を深く分析し、最新テクノロジーを活用したDX推進を通じて、企業の未来を切り拓くことが求められます。
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バックオフィス業務の
支出管理を支援する、
ノーコード・クラウドデータベース
※バックオフィス業務とは経理や総務、人事、法務、財務などといった直接顧客と対峙することの無い社内向け業務全般を行う職種や業務のこと
この記事を書いた人
長年、経理業務に携わり、毎年の店舗の水道光熱費の使用料や過剰に使用している店舗への注意喚起などを促し赤字店舗の改革に努めた。また、企業のDX導入にも携わり、職員勤怠の電子化など、業務効率化を積極的に推進。現在は、企業コラム記事などを中心に年間100記事ほど執筆・監修を行っている。
