ワークフローシステムとは？機能・比較・選び方を実務目線で解説

構成要素は、大きく3つに整理できます。

1. 申請フォーム
   紙の申請書やExcelのテンプレートに代わる入力画面
2. 承認ルート
   誰が、どの順番で、どの条件のときに承認するかを定義したルール
3. 記録と検索
   いつ誰が承認したかの履歴を保全し、後から検索できる状態にする仕組み

紙やメールでの運用と決定的に違うのは、この3つが分離していないことです。紙の運用では、申請書は回覧され、承認の事実は押印として残り、記録は書棚に保管されます。3つが別々の場所にあるため、「いま、この申請は誰のところにあるのか」を知る方法がありません。

ワークフローシステムを導入すると、この3つが同じ画面上でつながります。申請者は自分の申請が現在どの承認者のところで止まっているかを確認でき、管理者は滞留している案件を一覧で把握できます。「探す」「聞く」「催促する」という、それ自体は何も生み出さない作業が減ることが、導入効果の中心です。

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  日常業務でExcelやスプレッドシートを使用している人は91.8%（「ほとんど使用している」48.4%、「一部使用している」43.4%）

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  Excelやスプレッドシートを使用する際、「誰が作ったか分からない謎のマクロ・複雑な関数」の解読や修正に苦労した経験がある人は64.2%

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  Excelやスプレッドシートを複数人でファイルを共有・編集する際、「読み取り専用になり作業が中断する」を挙げた人が33.2%、「最新版がどれか分からなくなる」が30.6%

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  他部署とのデータ連携において、二重入力の手間が発生している人は50.2%

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  Excelやスプレッドシートから脱却しようと、業務改善を提案した経験について、「提案した内容通り、改善してもらえた」と答えた人はわずか9.3%。一方で「具体的な動きができず、立ち消えになった」が30.4%、「予算や人手が確保できないと言われた」が28.0%

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出典：株式会社NTTデータビジネスブレインズ調べ／営業事務経験3年以上の221名／2026年7月3日〜4日実施

注目したいのは最後の項目です。現場が非効率さに気づいて声を上げても、改善につながるのは1割に届いていません。導入が進まない理由は、多くの場合、製品の機能不足ではなく社内で検討が前に進まないことにあります。だからこそ、機能を比較する前に「何が確認できたら次に進めるのか」を社内で合意しておくことが重要です。この点は後半で改めて扱います。

申請フォームの作成

紙の申請書やExcelのテンプレートを、入力画面として作り直す機能です。必須項目の設定、選択肢の固定、数値の上限下限、添付ファイルの必須化などを設定できます。

入力ルールを画面側で強制できることが、Excel運用との大きな違いです。前掲の調査で「最新版がどれか分からなくなる」が30.6%だったように、Excelのテンプレートは配布した瞬間から複製され、少しずつ形が変わります。フォーム化すると、全員が常に同じ様式を使う状態を保てます。

承認ルートの設計と自動分岐

誰が、どの順番で承認するかを定義する機能です。実務では、単純な一直線のルートだけでは足りません。

1. 金額による分岐（10万円未満は課長決裁、10万円以上は部長決裁、100万円以上は役員決裁）
2. 部門による分岐（申請者の所属によって承認者が自動的に変わる）
3. 条件による並行承認（法務と経理の両方の確認が必要な場合）
4. 代理承認（承認者が不在のときに代理者へ自動で回す）

ルートを柔軟に設計する具体的な考え方は、承認ルートの設計と変更をスムーズに行う方法で詳しく解説しています。

進捗の可視化と督促の自動化

申請が現在どの承認者のところにあるのか、どれくらい滞留しているのかを一覧で表示する機能です。一定期間を過ぎた案件には自動でリマインドを送る設定もできます。紙やメールの運用で最も時間を奪われるのが、この「追いかける作業」です。支払期日が近づくたびに経理担当者が承認者へ電話やメッセージで確認して回る状況は、多くの企業で見られます。

履歴・監査ログの保全

誰が、いつ、どの内容を承認したかを記録として残す機能です。申請内容が差し戻された場合の修正履歴も保存されます。
この記録は内部統制上の証跡としての意味を持ちます。職務分掌が機能していること、金額に応じた決裁権限が守られていることを外部に示す材料になります。紙の申請書とメールの承認履歴が別々に保管されている状態では、証跡をそろえるだけで相当な手間がかかります。

外部システムとのデータ連携

承認された申請データを、会計システムや基幹システムへ渡す機能です。CSVによる出力・取り込みと、Web APIによる自動連携の2つの方式があります。
前掲の調査で二重入力の発生率が50.2%だったことからも分かるとおり、承認までを電子化しても、そこから先を手入力で転記していては効果が半減します。連携方式の考え方は、二重入力をなくすAPIデータ連携入門も参考にしてください。

スマートフォンからの申請・承認

外出の多い管理職が、移動中に承認できる状態を作る機能です。承認者が席にいる時間が短い組織ほど、滞留の解消に直結します。

判断の分かれ目になるのは、「申請の種類の多さ」と「外部システムへの転記の有無」の2点です。申請様式が数種類で、承認後に何も転記しないのであれば、グループウェア付属の機能で足ります。逆に、申請の種類が20を超えていたり、承認後に基幹システムへ手入力しているのであれば、専用のシステムを検討する段階にあります。

基幹を入れ替えず、周辺業務だけを外に出す

結論から言えば、基幹システムを入れ替える必要はありません。基幹側は記録の正本として残したまま、申請と承認の工程だけを外部のワークフローシステムに切り出す構成が取れます。

たとえば、20年以上にわたり稼働している基幹システム（AS400（IBMi）など）を中心に業務を組み立てている企業では、紙の帳票を回覧して承認を取り、その内容を担当者がAS/400（IBMi）へ手入力するという運用が残っているケースがあります。この場合、置き換えるべきは基幹システムではなく、「紙の回覧」と「手入力」の2工程です。申請と承認をワークフローシステムで行い、承認済みのデータだけを基幹側へ渡せば、基幹システムには一切手を触れずに二重作業をなくせます。

この考え方の詳細は、AS/400（IBM i）サポート終了で考える2層ERPでの運用についてで解説しています。

連携方式はAPIとCSVのどちらを選ぶか

連携方式は、Web APIによるリアルタイム連携と、CSVによる定期連携の2つに大別されます。

APIは即時性が高い一方、基幹システム側にAPIが用意されていない場合は開発が必要になります。CSVは仕組みが単純で、既存システムの出力機能をそのまま使えることが多く、導入のハードルが低いのが利点です。

最初からAPIを目指すと、基幹システムの改修見積もりが出た時点で計画が止まります。まずはCSVの定期連携で立ち上げ、即時性が課題になった段階でAPIへ移行する順序を推奨します。

データの正本をどちらに置くかを先に決める

2つのシステムを併用するときに必ず決めておくべきなのが、「どちらのデータが正しいのか」というルールです。
在庫数は基幹システム、申請の承認履歴はワークフローシステム、というように項目ごとに正本を1つに定めます。ここが曖昧なまま運用を始めると、数字が食い違ったときの調査だけで時間が溶けていきます。

論点1：現場が使いこなせるのか

情報システム部門が「良いツールだ」と判断しても、現場が使えなければ意味がない、という懸念です。
対応の要点は、既存の業務フローを変えすぎないことです。承認の順番や様式を「この機会に理想形へ」と作り替えると、現場は覚え直しを強いられます。最初は紙の申請書とほぼ同じ見た目の画面から始めるほうが定着します。

論点2：ノーコードでどこまでできるのか

プログラミングなしでどこまで作れるのか、という問いです。これは製品によって差が大きいため、機能一覧の比較ではなく、自社の申請様式を1つ選んで実際に作ってみるのが唯一の確認方法です。
トライアル期間に、最も複雑な申請（多くの場合、金額分岐と並行承認の両方があるもの）を1つ作れるかどうかを試してください。最も簡単な申請で試しても、判断材料になりません。

論点3：既存システムと連携できるのか

連携ができなければ手入力の工程が残り、導入効果が出ない、という懸念です。これは正当な指摘であり、連携要件は必ず事前に確認すべき項目です。
確認すべきは、「連携できるか」ではなく「どの形式で、どの頻度で、誰が運用するか」です。CSVの手動アップロードでも要件を満たすのか、自動化が必須なのかを先に決めておくと、製品選定の基準が明確になります。

論点4：全社に配ると費用が跳ね上がらないか

申請者は全社員になるため、ユーザー数課金の製品では費用が膨らみます。前掲の調査で「予算や人手が確保できないと言われた」が28.0%だったように、費用は改善提案が止まる最大の理由の1つです。
対応としては、課金体系を先に確認することです。ユーザー数課金か、データ量や機能に応じた課金かによって、全社展開時の費用は大きく変わります。あわせて、既存システムで使っていない機能への支払いがないかも棚卸しの対象になります。

論点5：導入後に誰が維持するのか

情報システム部門が1名、あるいは兼任という体制の企業では、これが最大の論点になります。
ここで効いてくるのが、承認ルートや入力項目を、情報システム部門を介さずに現場の管理者が変更できるかどうかです。組織変更のたびに開発依頼が必要な仕組みでは、運用は続きません。

なお、これらの論点は、実際に検討を進めた企業への聞き取りをもとに整理したものです。社内での検討の進め方については、業務改善が通らない方へ｜経営層を説得するROI算出術とシステム選定基準もあわせてご覧ください。

ステップ1：現状の作業量を数える

最初にやるべきことは、製品の比較ではなく、現状の測定です。

1. その申請は月に何件発生しているか
2. 1件あたり、申請から承認完了まで何日かかっているか
3. その作業に何名が関わっているか

この3つを、対象業務ごとに数えます。効果を測るためではなく、「どの業務から手をつけるか」を決めるためです。件数が多く、リードタイムが長い業務が最優先になります。

ステップ2：1業務に絞って試す

全社一斉に導入すると、現場の混乱と設計の手戻りが同時に発生します。まず1部署・1業務に絞って動かし、反応を見てから広げてください。向いているのは、件数が多く、締め日という明確な期限があり、効果が数字で見えやすい業務です。支払依頼や経費精算がこれに該当します。

ステップ3：合格ラインを先に決める

試してみる前に、「何が確認できたら次に進めるのか」を1つだけ決めておきます。

たとえば「非エンジニアの担当者が自力で申請画面を作れること」「承認済みデータを基幹システムへ自動で渡せること」といった水準です。これを決めずに試すと、「なんとなく良さそう」で終わり、社内での議論が前に進みません。前掲の調査で改善提案の30.4%が立ち消えになっていたのは、この合格ラインが共有されていなかったことが一因と考えられます。

1. 自社で最も複雑な申請様式を、トライアル期間内に自力で作れるか
2. 金額・部門・条件による承認ルートの分岐に対応しているか
3. 承認ルートの変更を、情報システム部門を介さず現場側で行えるか
4. 滞留している申請を一覧で確認し、自動で督促できるか
5. 既存システムとの連携方式（CSV／Web API）と、その運用担当が明確か
6. スマートフォンから申請・承認ができるか
7. 課金体系がユーザー数課金か、それ以外か。全社展開したときの費用を試算したか
8. 申請データと承認履歴を、後から検索・出力できるか

すべてを満たす必要はありません。外せない項目を3つに絞り、そこだけは妥協せずに確認する進め方が現実的です。

Q. ワークフローシステムとは何ですか。ワークフローとの違いは何ですか。

A. ワークフローは業務の流れそのものを指す言葉で、ワークフローシステムはその流れを電子化して管理するシステムを指します。紙で回覧している状態も「ワークフローがある」と言えますが、システム化されていない状態です。

Q. グループウェアに付属しているワークフロー機能では不十分ですか。

A. 申請様式が定型的で、複雑な条件分岐や外部システム連携を必要としないのであれば十分です。申請の種類が多い、拠点をまたぐ、承認後に基幹システムへ転記しているといった条件が重なる場合に、専用のシステムを検討する価値が出てきます。

Q. 基幹システムを入れ替えないと導入できませんか。
A. 入れ替えは不要です。基幹システムを記録の正本として残したまま、申請と承認の工程だけを切り出す構成が一般的です。連携はCSVまたはWeb APIで行います。

Q. 導入にはどのくらいの期間がかかりますか。
A. 対象業務を1つに絞ったパイロット運用であれば、要件整理から稼働まで1〜2か月が目安です。全社展開まで含める場合は、部門ごとの様式整理に時間がかかるため、半年から1年程度を見込むケースが多くなります。

Q. 情報システム部門が1名しかいませんが運用できますか。
A. 承認ルートや入力項目を現場側で変更できる製品であれば運用可能です。逆に、変更のたびに開発依頼が必要な仕組みでは、体制の規模にかかわらず維持が難しくなります。

1. 対象業務：どの申請から着手するか（件数とリードタイムで選ぶ）
2. 合格ライン：何が確認できたら次に進めるか（1つだけ決める）
3. 体制：誰が設計し、誰が運用を維持するか

この3つが決まっていれば、製品説明を聞く際の質問が具体的になり、社内で共有するときの説明も短くなります。逆に、これが決まっていない状態で資料だけを集めると、比較表は増えるのに結論が出ない、という状態に陥りがちです。
 

対象業務を選ぶための棚卸し項目

また、候補になりそうな業務を3つ挙げ、それぞれについて次の3点を書き出してみてください。紙でもExcelでも構いません。

1. 件数：その申請は月に何件発生しているか
2. 時間：1件あたり、申請から承認完了まで何日かかっているか
3. 人数：その作業に何名が関わっているか

3つを並べると、着手すべき業務はほぼ自動的に決まります。件数が多く、リードタイムが長く、関与人数が多い業務が最優先です。この3項目は社内で承認を得る際の説明材料にもそのまま使えます。

整理ができたら、実現方法を具体的に確認する

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導入で本当に効くのは、承認そのものの時間短縮よりも、探す・聞く・催促するという付随作業が消えることです。その効果を得るために基幹システムを入れ替える必要はありません。基幹は正本として残し、申請と承認の工程だけを切り出す構成が現実的です。

検討を前に進めるうえで最大の障害は、製品の機能差ではなく、社内で合格ラインが共有されないまま議論が長期化することです。対象業務・合格ライン・体制の3つを先に決めてから、製品の比較に進んでください。

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