売掛金管理表をエクセルからシステムへ移す設計｜4区分の分割入金と入金予定日をノーコードで全店舗へ展開

分割で入金を受ける売掛金管理表をエクセルからシステムへ移すにあたり、あらかじめ押さえておきたい結論は以下の3点です。

 

1. エクセルの限界は「計算」ではなく、1件の工事を3行に分けて書き、目安と実績を同じセルに重ねる表の作り方にある
2. 入金の分け方と入金予定日の決め方はそのまま生かし、ノーコードのデータベースで1案件1レコードに組み替える
3. ツール選びは最後。まずは関数のセルと手で上書きしているセルを書き出すところから始める

 

それぞれの具体的な理由は以下の通りです。

 

1. 本質：限界が来るのは「表の作り方」
   売掛金の管理で使う計算は、エクセルの関数で十分にこなせます。問題は、1件の工事を「仮の契約時」「正式な発注時」「進捗状況」の3行に分けて書いていること、そして関数が出した目安の値を、実績が決まったら同じセルに手で上書きしていることです。この2つがあるため、日程の変更が自動で反映されず、ファイルも重くなっていきます。
2. 実現方法：入金のルールは変えず、データの持ち方だけを変える
   契約金から完工金までの割合や、入金予定日の決め方は、現場が長く使ってきた決まりです。変える必要はありません。ノーコードで業務アプリを組み立てられるクラウドデータベースのSlopebaseを使い、1件の工事を1件のデータ（レコード）として持ち、目安を出す項目と実績を入れる項目を分けて定義し直します。
3. 着手順序：いきなりツールを選ばず、いまの表を書き出す
   最初に、いまの売掛金管理表のどのセルが関数で、どのセルを手で直しているかを書き出します。次に入金の分け方と入金予定日の決め方を一覧にし、最後に項目の並びと型を決めます。システムを選ぶのは、その後で十分です。

 

向いている業務
1件の契約代金を複数回に分けて受け取る業務、着工日や完工日などの日程から入金予定日を決めている業務、担当者ごとにシートを分けて売掛金を管理している業務

向いていない業務
請求と入金が毎月1回ずつで分割がない業務、入金の管理を会計ソフトや販売管理システムですでに一元化できている業務

 

 

この記事で扱う範囲と、扱わない範囲

 

扱う範囲
分割入金がある売掛金管理表という1つの業務を対象に、入金の分け方と入金予定日の決め方の分解から、1案件1レコードへの組み替え、項目の型と値域、あえてシステム化しなかった判断までを、要件定義・基本設計の内容から整理します。

 

扱わない範囲
次のテーマはそれぞれ独立した記事にまとめているため、本記事では深追いせず該当記事へご案内します。

工事台帳の記載項目、期の定義、目安値と実績値の一般論、入金消込
　→工事台帳とは？記載項目と作り方｜エクセルの限界と脱Excelで詰まる5つの設計論点（テンプレート付）
与信限度額と回収遅れの見える化
　→与信管理の基本と失敗しない進め方｜限度額の決め方から貸倒れを防ぐ「見える化」の仕組みまで徹底解説
重くなったエクセルを軽くする方法
　→Excelが重い原因と軽くする方法｜「マクロで限界」になったファイルの見直し基準
担当者ごとにシートを分ける問題の一般論
　→案件管理をExcelで行う方法（テンプレート付）｜担当者ごとにシートを分けると起きる問題
リフォームの見積と案件の管理
　→リフォーム見積システムを案件管理と一体で作る設計｜台帳を2層に分けノーコードで実現
PoCの進め方と合否基準
　→PoC設計の進め方｜PoC支援の現場から作った検証項目サンプルと合否基準（テンプレート付）

売掛金管理表は、取引先ごとに「いくら請求し、いつ入金される予定で、いくら入金されたか」を一覧にする表で、入金管理表と呼ばれることもあります。会計上の帳簿である売掛金元帳とは違い、決まった様式はありません。

エクセルとシステムでの売掛金管理の違い

売掛金管理表をエクセルで運用する場合と、データベース型のシステムで運用する場合の違いは、次のとおりです。

 

1. 入力
   エクセルは担当者ごとのシートに直接書き込む。システムは入力画面から1件ずつ登録する
2. 共有
   エクセルは1つのファイルを誰かが開いていると、ほかの人は更新を待つことがある。システムは複数人が同時に入力でき、1人が絞り込みをかけても、ほかの人の画面には影響しない
3. 計算
   エクセルは関数の結果を手で上書きできる。システムは「計算する項目」と「手で入力する項目」を定義の段階で分ける
4. 年度の切り替え
   エクセルは年度ごとにファイルを作り、年度をまたぐ案件の扱いを人が判断する。システムは日付を条件に絞り込むため、ファイルを切り替える必要がない
5. 権限
   エクセルは見せたくない相手がいるとファイルごと分ける。システムは利用者ごとに見られるデータを設定できる

 

複数人での同時入力の問題は、共有エクセルの「読み取り専用」ストレスを解消！複数人入力の競合回避策で詳しく扱っています。

売掛金管理をエクセルで続けると起きる3つのこと

設計検討で扱った売掛金管理表は、関数を使いこなす担当者が長く工夫を重ねてきた表でした。それでも、次の3つが重なって移行を考えるようになりました。

 

1つ目は、1件の工事が3行に分かれていることです。仮の契約時の行、正式な発注時の行、進捗状況を書く行の3行で1件を表すため、成約金額や着工日が2か所に並びます。どちらの行の値を集計に使うかは関数が判定するため、行の挿入や並べ替えには慎重な操作が必要でした。

 

2つ目は、目安の値と実績の値が同じセルに重なっていることです。入金予定日は関数で目安を出し、実際の日程が決まると手で上書きします。上書きすると当初の目安は残らず、次に着工日が変わっても予定日は自動で直りません。

 

3つ目は、ファイルの重さです。担当者ごとのシートから集計表へ、別のファイルから顧客情報を取り込むシートへと、シートどうしを関数でつないでいるため、シートや関数が増えるほど計算に時間がかかります。現場の担当者からは「ファイルの重さ」と「ファイル内での手作業の操作」が一番の負担として挙がっていました。

 

これはツールの性能の問題ではありません。1件の工事の情報を複数の行とシートに分けて書く、日々の業務の進め方に原因があります。

 

売掛金管理表をシステムへ移す前に、いまのエクセルに入っている決まりを書き出します。ここで書き出した内容が、そのまま新しい項目の定義になります。

手順1 関数のセルと手で上書きしているセルを書き出す

まず、売掛金管理表の列を1つずつ見て、「関数で計算している列」「手で入力している列」「関数の結果を手で上書きすることがある列」の3つに分けます。設計検討で扱った表では、粗利、利益率、税込の集金金額、契約金から完工金までの金額と入金予定日が関数の列でした。このうち、入金予定日と各回の金額は、実際の日程に合わせて手で上書きされることがある列でした。3つ目に分けた列が、移行のときに必ず話し合いになる列です。

手順2 入金の分け方を区分ごとに整理する

次に、1件の工事代金を何回に分けて受け取るかを整理します。設計検討で扱った表では、税込の集金金額（成約金額に消費税を加え、10円単位で丸めた金額）の大きさで、次の4つの区分に分けていました。

 

1. 最も大きい区分 契約金20%、着工金30%、中間金30%、完工金は残額
2. 2番目の区分 契約金40%、着工金40%、完工金は残額
3. 3番目の区分 契約金50%、完工金は残額
4. 最も小さい区分 完工金のみで一括

 

完工金を「残額」とし、割合で計算した端数を最後の回で調整します。区分の境目となる金額は、自社の契約書の支払条件と照らし合わせて確定させます。

手順3 入金予定日を、どの日付から何日ずらして決めているかを書き出す

続いて、入金管理表の中心となる入金予定日を、何の日付から何日ずらして決めているかを書き出します。設計検討で扱った表の決め方は次のとおりです。

 

1. 契約金 正式な発注後は契約日の7日後。仮の契約の段階では予定着工日の前日
2. 着工金 着工日の前日
3. 中間金 着工日と完工日のちょうど中間の日の7日後
4. 完工金 完工日の7日後

 

ここで使う着工日と完工日には、「予定」「発注時」「最終（変更後）」の3段階があります。最終の日付があれば最終を、なければ発注時を、それもなければ予定の日付を使います。この優先順位を書き出しておかないと、システムで計算させたときに、エクセルと違う日付が出てしまいます。

手順4 1案件3行を1行にしたときの項目の並びを決める

最後に、3行に分かれていた項目を1件のデータにまとめたときの並び順を決めます。仮の契約時と発注時で値が異なる成約金額や原価は、「仮」と「発注時」の2つの項目として横に並べます。並び順は、店長が週1回の入力で上から順に埋めていく順番に合わせます。

 

差分表を作るときのチェックリスト
□同じ工事の金額や日付が、2つ以上の行やシートに書かれていないか
□関数の結果を手で上書きしているセルがないか
□着工日・完工日の「予定」「発注時」「最終」のどれを使うかが決まっているか
□入金の分け方の区分と割合が、契約書の支払条件と一致しているか
□年度をまたぐ工事を、どちらの期に入れるかの決まりがあるか
□使われなくなった列や、入力されていない列がないか

 

◆検討チェックリスト
□1件の契約代金を、何回に分けて受け取っているか
□入金予定日の目安と、実際に決まった日付の両方を残す必要があるか
□店舗どうしで、ほかの店舗の数字を見せてよいか
□別のファイルやスプレッドシートから、顧客情報を取り込んでいないか
□担当者ごと・店舗ごとの成績を、同じ表から集計しているか
□自社独自の期の区切り（20日締めなど）があるか

 

◆システム選定のポイント
□計算する項目と手で入力する項目を、項目ごとに設定できるか
□日付の足し引きや割合の計算を、関数を書かずに設定できるか
□店舗や担当者ごとに、見られるデータを権限で分けられるか
□項目を追加・変更するとき、複数の表へまとめて反映できるか
□いまのエクセルのデータを取り込めるか
□1業務から小さく始められ、利用者数に応じた無理のない課金体系か

 

移行前に決めておく項目の洗い出し方は、要件定義書の必要項目と書き方｜実案件のサンプルと未決事項の管理法（テンプレート付）で詳しく扱っています。

CTA-A 売掛金管理表の棚卸しから始めたい方へ
本記事では、4つの区分に分かれた分割入金と入金予定日の決め方を書き出すところから設計を始めました。どこから確かめるかを決めたい方へ、導入の可否を見極めるPoCの進め方をまとめた資料をご用意しています。

 

ここからは、書き出した決まりをSlopebaseでどう持たせたかを説明します。Slopebaseでは、日々のデータを入れる表を「トラン」、選択肢の一覧を「ディクショナリ」と呼びます。

明細は「期・店舗・顧客・担当」の単位で1レコードにする

売掛管理の明細トラン（工事1件ごとの売掛金のデータを入れる表）は、期・店舗・顧客・担当者の単位で1件のデータを作る設計にしました。エクセルで3行に分かれていた仮の契約時・発注時・進捗状況は、1件のデータの中の項目として横に並びます。

 

売掛管理の明細トランの一覧（1件の工事を1件のデータとして表示）

分割入金の項目を、目安を出す項目と実績を入れる項目に分ける

システムでは、1つの項目を「計算する項目」と「手で入力する項目」の両方にすることはできません。エクセルのように目安を出してから同じ場所を上書きする使い方ができないため、設計では、目安を出す項目と実績を入れる項目を分けて持つ方針にしました。現場からも「目安の値は欲しい」という声があり、目安を残すことを優先しています。

 

一方で、項目を分けると画面が横に長くなります。この点は現場から懸念として挙がっていたため、試作の画面を見てもらう段階で、入力する順番や確認する順番から見て項目の並びが自然かどうかを重点的に確かめてもらいました。目安値と実績値の持ち方の考え方そのものは、工事台帳とは？記載項目と作り方｜エクセルの限界と脱Excelで詰まる5つの設計論点（テンプレート付）で3つの案を比べています。

 

売掛管理の明細トランの入力画面（契約金から完工金までの分割入金の欄）

 

期は全完日で決め、20日締めの月期で12に区切る

設計検討で扱った売掛金管理表では、1年を「21日から翌月20日まで」の12の月期に区切っていました。工事がすべて終わり、引き渡しが済んだ案件は、全完日（工事がすべて完了した日）で期を決めます。全完日の日にちが20日を超えていれば翌月の期、20日以下ならその月の期に入ります。

 

このため、期ではなく全完日を集計の条件にしています。「何期の案件か」を固定の値で持つと、年度をまたぐ工事で食い違いが出るためです。エクセルでは年度をまたぐ工事を古いファイルに継ぎ足していましたが、日付を条件に絞り込む形にすれば、ファイルを切り替える作業そのものがなくなります。

 

まだ完工していない工事の売上見込み（納品売上ストック）は、未入金の契約金から完工金までを合計し、完工金の入金予定日が属する期で集計する決まりです。

 

型・桁数・値域を決める

項目の型と値域は、エクセルの表と現場への確認から決めました。主な項目は表1のとおりです。

 

表1 売掛管理の明細トランの主な項目

分類	名称	代表項目	項目タイプ	桁数／値域
明細トラン	売掛管理の明細トラン	成約金額・原価（仮／発注時）	数値	千以上一億未満
明細トラン	売掛管理の明細トラン	税込の集金金額	計算（数値）	成約金額に消費税を加え10円単位で丸め
明細トラン	売掛管理の明細トラン	利益率	計算（数値）	小数第2位で四捨五入
明細トラン	売掛管理の明細トラン	契約金・着工金・中間金・完工金	目安は計算／実績は入力（数値）	4区分の割合で按分。完工金は残額
明細トラン	売掛管理の明細トラン	各回の入金予定日	目安は計算／実績は入力（日付）	着工日・完工日などからの日数
明細トラン	売掛管理の明細トラン	着工日・完工日（予定／発注時／最終）	日付	最終→発注時→予定の順で使用
明細トラン	売掛管理の明細トラン	全完日	日付	期の判定に使用（20日締め）
明細トラン	売掛管理の明細トラン	工事内容	文字	自由入力
明細トラン	売掛管理の明細トラン	クレーム識別	文字	丸などを入力
明細トラン	売掛管理の明細トラン	追加金・追加原価	数値	最大10回分
ディクショナリ	入金方法	振込／ローン	選択	2種
ディクショナリ	案件体制	案件の体制区分	選択	3種
ディクショナリ	引き渡しの状態	引渡済／対応済	選択	2種

出典：弊社の設計検討をもとに一般化して作成

 

金額の項目は、千円以上一億円未満を扱えればよいことを確認したうえで値域を決めています。利益率などの計算結果は、Slopebaseの仕様に合わせて小数第2位で四捨五入する形になるため、その丸め方で問題がないかを事前に現場へ確認し、了承を得ています。また、エクセルの表に使われなくなった項目がないかも確認し、すべての項目を引き継ぐことにしました。

 

エクセルで記号だけが入っていたセルの意味も確認しました。工事内容が書かれていたセルは自由入力の項目に、クレーム案件を見分けるために丸を付けていたセルは「クレーム識別」の項目にしています。入金方法（振込・ローン）、案件体制、案件進捗、引き渡しの状態、足場の有無は、入力の表記ゆれを防ぐため、ディクショナリから選ぶ形にしました。追加工事の金額と原価は最大10回分まで持ち、追加分を含めた実際の成約金額と利益率を計算します。

 

入金方法の選択肢を設定したディクショナリ

店舗ごとにトランを分け、権限とフォルダで出し分ける

明細トランと集計トランは、店舗ごとに作る設計です。店舗の数だけ明細と集計のトランができますが、利用者ごとの権限で表示するトランを出し分け、フォルダ（トランをまとめて入れておく入れ物）の構成を整えることで、店長が自分の店舗以外のトランを目にしないようにしています。権限設計の考え方は、アクセス権限管理の基本と設計｜「誰が何を見られるか」を棚卸しして情報漏洩を防ぐをご覧ください。

 

店舗ごとに分けると、項目を追加・変更するときに、すべての店舗のトランを直す必要があります。この手間は、CSVファイルでトランの設定をまとめて変更する方法で減らす想定です。なお、同じ画面を複数の人が使っていても、1人がかけた絞り込みはほかの人の画面に影響しません。

 

店舗ごとに分けた売掛管理のトランをまとめたフォルダ

新しいシステムを社内へ提案する際、決裁者からは「いまのエクセルではダメなのか」「市販のシステムではいけないのか」といった明確な理由を求められます。ここでは、売掛金の管理方法を選ぶための判断軸と、設計の過程で外した選択肢を整理します。

エクセル・パッケージ・ノーコードの分かれ目

エクセルのままで足りるのは、担当者が少なく、同時に入力することがなく、ファイルの重さが気にならない場合です。

 

売掛金管理や会計向けのパッケージ（市販のシステム）が合うのは、請求書を発行して月末にまとめて入金を受ける、一般的な掛け取引が中心の場合です。銀行の入金データとの照合など、標準の機能がそのまま使えます。

 

一方、設計検討で扱った売掛金管理表には、パッケージの標準機能では表しにくい自社独自の決まりが3つありました。税込金額の大きさで4区分に分ける分割入金、着工日や完工日から決める入金予定日、全完日と20日締めで決める期です。パッケージに合わせてこの3つを変えると、現場が長く使ってきた入金の管理方法そのものを変えることになります。そこで、決まりを変えずに移せるよう、項目と計算を自社で組み立てられるノーコードのデータベースを選びました。表に直接データを入力して管理できる形であることが決め手です。

 

ノーコードで業務アプリを内製する進め方は、ノーコード開発の進め方｜ローコード・スクラッチ開発との比較と、Poc（導入前検証）でわかった向き不向きで詳しく扱っています。

検討して外した選択肢と、外した理由

設計の過程では、次の4つの選択肢を検討し、外しています。

 

1. 売掛金の管理と工事の進捗の管理をトランで分ける案 「できるだけ一画面で確認したい」という要望に合わないため外しました
2. 店舗どうしで入力する場所を共有する案 店舗間でデータを共有しない方針が決まったため外しました。代わりに、項目変更のたびに全店舗のトランを直す手間を引き受けています
3. 期を集計の条件にする案 全完日で期が変わるため、全完日を条件にしました
4. 目安と実績を同じ項目に置く案 計算する項目と手で入力する項目は同居できないため、分けました

あえてシステム化しなかった処理

エクセルでは、別のスプレッドシートから「どの媒体から来た顧客か」「顧客名」「希望工事内容」「契約の状態」の4項目を、中継ぎ用のシートを通して担当者ごとに取り込んでいました。設計では、この4項目の自動連携をあえて作らず、新しい案件を登録するときに都度手で入力する形にしています。現場に確認したところ「4項目は都度手で入れればよい」という判断だったためです。連携の仕組みを作らなければ、シートどうしを関数でつなぐ構造もシステムへ持ち込まずに済みます。

 

また、エクセルの売掛シートにあった成約金額の合計と平均利益率は、明細の画面ではなく集計の側で見る形にしました。期の範囲を関数で表示していたセルも、固定の表示で足りるため関数を使わない形にしています。

ここで紹介するのは、住宅リフォーム業の売掛金管理の設計検討で現場から挙がった声です。業種が異なっても、契約代金を分けて受け取る業務であれば、同じ悩みにつながります。

 

検討のきっかけは、ファイルの重さでした。担当者は当時をこう振り返ります。「エクセルにマクロや関数を使いすぎて、ファイルがとても重くなっていました。それで脱エクセルを考え始めました」。いちばんの負担は、「エクセルのファイルの中で手作業で操作しなければならないことと、ファイルの重たさ」だったといいます。

 

システムへ移すにあたって、現場が手放したくなかったのは入金予定日の目安でした。「目安の値は欲しいです。目安を出す項目と手で入力する項目に分かれてもかまいません」。日程が決まるまでの見通しを立てるうえで、目安は欠かせない情報でした。

 

期の考え方についても、はっきりした要望がありました。「期で集計するのではなく、全完日を条件にしたいんです。全完日によって、1件の案件がどの期に入るかが変わるので」。

 

一方で、課題も残っています。「目安と手入力の項目を分けると、画面が横に長くなる点は気になります」。目安を残すことと画面の見やすさの両立は、項目の並び順を含めて調整を続けています。

 

CTA-B 自社の売掛金管理表で同じ形が成立するかを確かめる
本記事の設計は、製品を選ぶ前に売掛金管理表の決まりを書き出すところから始まっています。同じ手順を自社に当てはめ、「載る条件」に収まるかどうかを一緒に確認するところからご相談いただけます。ご用意いただくのは、現在お使いのExcelと帳票のサンプルだけで構いません。

 

Q.売掛金管理表とは何ですか？

A.取引先や案件ごとに、請求した金額、入金予定日、入金された金額、まだ入金されていない残高を一覧にする表です。法律で決まった様式はなく、各社が入金の受け方に合わせて作ります。本記事で扱ったように、1件の契約代金を複数回に分けて受け取る業種では、回ごとの金額と入金予定日を持つ形になります。

Q.売掛金管理表のテンプレートで足りるのはどんなときですか？

A.請求と入金が毎月1回ずつで、1人で管理している場合は、テンプレートで足りることが多いです。一方、本記事で扱ったように入金を4回に分けて受け取り、着工日や完工日から入金予定日を決める場合は、テンプレートの列を大きく作り替えることになります。作り替えた関数を担当者だけが理解している状態になったら、システムへ移すことを検討する時期です。

Q.年度をまたぐ工事は、売掛金管理表でどう扱えばよいですか？

A.まず、「期」を何の日付で決めるかを社内で決めて書き出します。設計検討で扱った表では、引き渡し後の工事は全完日で、未完工の工事は完工金の入金予定日で期を決めていました。システムでは日付を条件に絞り込めるため、年度ごとにファイルを切り替える必要がありません。

Q.分割入金や一部入金は、エクセルでどう管理すればよいですか？

A.1件の工事を複数の行に分けず、1行の中に回ごとの金額・入金予定日・入金日の列を並べる形にすると、集計の関数が単純になります。入金予定日の目安を関数で出す場合は、手で上書きする実績の列を別に用意し、目安の列は上書きしないようにします。一部だけ入金された場合の扱いは、冒頭でご案内した工事台帳の記事で、消込の例外として整理しています。

分割入金がある売掛金管理表をエクセルからシステムへ移すときは、ツールを選ぶ前に、関数のセルと手で上書きしているセル、入金の分け方、入金予定日の決め方を書き出すことから始めます。そのうえで、3行に分かれていた1件の工事を1件のデータにまとめ、目安を出す項目と実績を入れる項目を分けます。期は全完日で決め、店舗ごとのトランは権限とフォルダで出し分けます。自社独自の決まりを変えずに移せるかどうかが、エクセル・パッケージ・ノーコードを選ぶ分かれ目です。

 

CTA-C 売掛金管理表の業務構築について、資料と個別相談をご用意しています
本記事で紹介した業務概要・業務フロー・業務ポイント・データ設計は、弊社が複数のPoCで行った要件定義と基本設計の経験をもとに、一般化して再構成したものです。同じ形式で自社の売掛金管理表を設計するとどうなるのか、資料でご確認いただくか、個別にご相談いただけます。